Wat is gegevens opschonen?
Gegevens opschonen, ook bekend als gegevens opschonen, is het proces om ervoor te zorgen dat een reeks gegevens correct en nauwkeurig is. Tijdens dit proces worden records gecontroleerd op nauwkeurigheid en consistentie en worden ze indien nodig gecorrigeerd of verwijderd. Dit kan gebeuren binnen een enkele set records of tussen meerdere sets gegevens die moeten worden samengevoegd of die samenwerken.
Eenvoudig proces
In de meest eenvoudige vorm houdt het opschonen van gegevens in dat een persoon of personen een reeks records doorlezen en hun nauwkeurigheid verifiëren. Typefouten en spelfouten worden gecorrigeerd, verkeerd gelabelde gegevens worden correct geëtiketteerd en opgeslagen en onvolledige of ontbrekende vermeldingen worden voltooid. Deze bewerkingen verwijderen vaak verouderde of onherstelbare records, zodat ze geen ruimte innemen en inefficiënte bewerkingen veroorzaken.
Complex proces
In meer complexe bewerkingen kan het opschonen van gegevens worden uitgevoerd door computerprogramma's. Deze programma's kunnen de gegevens controleren met verschillende regels en procedures die door de gebruiker worden bepaald. Er kan een programma worden ingesteld om alle records te verwijderen die de afgelopen vijf jaar niet zijn bijgewerkt, fout gespelde woorden te corrigeren en dubbele kopieën te verwijderen. Een complexer programma kan mogelijk een ontbrekende stad invullen op basis van een juiste postcode of de prijzen van alle items in een database wijzigen in een ander type valuta.
Voordelen
Gegevens opschonen is erg belangrijk voor de efficiëntie van gegevensafhankelijke bedrijven. Als sommige klanten in een database bijvoorbeeld geen nauwkeurige telefoonnummers hebben, kunnen werknemers niet gemakkelijk contact met hen opnemen. Als de e-mailadressen van een klant niet correct zijn opgemaakt, zou een automatisch e-mailsysteem niet in staat zijn om de nieuwste kortingsbonnen en speciale aanbiedingen te verzenden. De taak van het opschonen van gegevens is om ervoor te zorgen dat de gegevens in een systeem correct zijn, zodat het systeem de gegevens kan gebruiken. Onnauwkeurige of onvolledige gegevens worden door niemand veel gebruikt.
Wanneer twee gegevenssystemen moeten samenwerken, is het opschonen van gegevens nog belangrijker. Als een bedrijf twee filialen heeft die met veel dezelfde klanten werken, moeten de gegevens in elke filiaal niet alleen volledig en nauwkeurig zijn, maar moeten de twee filialen ook overeenkomende gegevens hebben. Wanneer een klant zijn of haar telefoonnummer bijwerkt bij de ene vestiging, moeten de gegevens in de andere vestiging worden bijgewerkt met dezelfde informatie om de hoogste efficiëntie te garanderen. Gegevens opschonen werkt niet alleen om ervoor te zorgen dat gegevens nauwkeurig zijn, maar ook dat ze consistent zijn tussen verschillende records.
Telkens wanneer er veel gegevens worden opgeslagen, zullen er fouten in het systeem kruipen. Het doel van het opschonen van gegevens is om deze fouten te minimaliseren en de gegevens zo nuttig en zo zinvol mogelijk te maken. Zonder dat dit proces regelmatig wordt uitgevoerd, kunnen fouten en fouten oplopen, wat leidt tot minder efficiënt werk en meer complicaties.