Wat is een C-telefoon?
Als het gaat om het beheren van informatie over de gezondheidszorg, gebruiken artsen en laboranten verschillende methoden om patiëntenzorg en laboratoriumnotities vast te leggen voor later gebruik in medische dossiers. Een dergelijke methode is het gebruik van een C-telefoon, een digitaal opnameapparaat dat op afstand toegankelijk is via de telefoon om gesproken woorden op te nemen. Dit is een efficiënte manier waarop artsen en andere beroepsbeoefenaren in de gezondheidszorg informatie veilig kunnen vastleggen, zodat deze toegankelijk is voor transcriptionists en via dicteer- en transcriptieapparatuur kan worden overgezet naar papieren exemplaren.
De C-telefoon dankt zijn naam aan de manier waarop de opgenomen notities van de telefoon naar een digitaal opnameapparaat worden verzonden. Een koppeling, een speciaal snoer dat een telefoonsysteem verbindt met een digitaal opnamesysteem, is waar de "C" in de C-telefoon vandaan komt. Met de koppeling kan de arts of laborant ook notities opnemen via een gecentraliseerd dicteersysteem in een ziekenhuis of laboratorium of op een beveiligd extern telefoonnetwerk beheerd door een transcriptieservice.
De werking van een C-telefoon is eigenlijk vrij eenvoudig. Een arts of laborant kiest een speciaal nummer dat hem of haar verbindt met de dicteerdienst. Zodra de telefoonlijn de oproep accepteert, meestal via een speciale code die op het toetsenblok van de telefoon is geponst, verbindt de koppeling de telefoonlijn met het digitale dicteerapparaat en kunnen de gesproken medische notities worden ingevoerd. Tijdens het gesprek heeft de beller de mogelijkheid om een back-up te maken van secties van de digitaal opgeslagen notities, deze te bekijken en te verwijderen. Aan het einde van het gesprek drukt de beller eenvoudig op een code om de opnamesessie te beëindigen of hangt op om de verbinding te verbreken.
Momenteel worden C-telefoons beheerd via een geautomatiseerd systeem dat meerdere telefoonlijnen aankan die tegelijkertijd binnenkomen. Terwijl aan bellers een speciaal te bellen nummer of een code kan worden toegewezen die uniek is voor hun account, laten anderen maar liefst tien lijnen in één computer binnen die patiëntcasus notities opslaat in individuele digitale bestanden. Deze bestanden worden veilig opgeslagen op een enkele server die alleen toegankelijk is voor geautoriseerd personeel, zoals ander medisch personeel of transcriptionists.
Met de opkomst van mobiele telefoontechnologie, wordt records management op afstand via C-telefoons de voorkeursmethode voor het opnemen van records door veel professionals in een breed scala van industrieën. Artsen gebruiken dit systeem graag vanwege het gemak en de efficiënte manier van registreren van patiëntenzorg. Bovendien kunnen andere professionals, zoals advocaten, wetshandhavingsfunctionarissen en algemene zakelijke beheerders, enige vorm van C-telefoontechnologie gebruiken bij het opnemen van vergaderingen, rechtszittingen en procesnotities voor latere verwerking door ervaren transcriptionists.