Wat is een frankeerweegschaal?
Een portweegschaal is een uiterst gevoelige weegschaal die speciaal is ontworpen voor het wegen van stukjes post om te bepalen hoeveel portokosten moeten worden gebruikt. Veel kantoren hebben een verzendkostenweegschaal, die wordt gebruikt om te veel betalen van portokosten te voorkomen en om over het algemeen efficiënter te verzenden. Veel bedrijven produceren frankeerweegschalen die ook meetmogelijkheden hebben, voor gebruik in bedrijven van elke omvang.
Er zijn twee basisontwerpen voor portschalen. Sommige zijn mechanisch, wat betekent dat post op een weegplatform wordt geplaatst en het gewicht wordt weerspiegeld met een naald, en andere zijn digitaal en geven het gewicht van de post weer op een gemakkelijk leesbaar scherm. Mechanische portweegschalen worden vaak gebruikt door kleine bedrijven die niet in een duurdere digitale versie willen investeren. Het gebruik van een mechanische weegschaal komt echter met voorzorgsmaatregelen, omdat de veren binnenin in de loop van de tijd zullen rekken en uiteindelijk onjuiste metingen opleveren. Ook vertelt een mechanische weegschaal de gebruiker meestal niet hoeveel de portokosten zullen zijn, alleen hoeveel de post weegt. De gebruiker moet het gewicht vergelijken met een grafiek met gepubliceerde postprijzen
Een digitale weegschaal zal daarentegen veel langer nauwkeurig lezen. Bovendien is een digitale weegschaal meestal gekoppeld aan een database met verzendkosten, zodat de gebruiker weet hoeveel de post weegt en hoeveel de verzendkosten moeten zijn. Periodieke elektronische updates zorgen ervoor dat de schaal nauwkeurig is. In veel gevallen toont een digitale weegschaal ook vergelijkingsprijzen, die aangeven hoeveel de post kost wanneer deze op verschillende manieren wordt verzonden.
Wanneer gebundeld met een frankeermachine, drukt een frankeerweegschaal de benodigde frankering ook rechtstreeks op de post of op een kleine plakstrip. Het geld voor de port is meestal afkomstig van een account dat de gebruiker bij het postkantoor onderhoudt. Door een portenschaal met een meter te gebruiken, kan een bedrijf elke stap van het postproces op kantoor uitvoeren, in plaats van het bedrijf te verplichten iemand naar het postkantoor te sturen om post te verzenden.
Om een postweegschaal effectief te gebruiken, moet een bedrijf voldoende postzegels bij de hand hebben. De belangrijkste reden voor het gebruik van een weegschaal is om geld te besparen op portokosten, dus personeel in de postkamer moet de middelen hebben om precieze portokosten te maken. De schaal moet ook periodiek worden gekalibreerd om ervoor te zorgen dat deze correct wordt gelezen.