Hvordan gir jeg den beste kundeservicen?
For å tilby den beste kundeservicen, er det en rekke ting som et selskap eller en kundeservicerådgiver kan gjøre. For det første må selskapet ha retningslinjer for å sikre at kundenes problemer blir ivaretatt og for å sikre at kundeservicerepresentanter blir opplært og bevæpnet med verktøyene som er nødvendige for å hjelpe kundene. For det andre må selskapet være fokusert på å sikre at hver kundeinteraksjon med selskapet er positiv. Det viktigste er at et selskap må ha en kundeservicepolitikk eller -plan som styrer alle beslutninger for å sikre at beslutninger tas med tanke på å tilby kundeservice av høy kvalitet.
En hovedstol som hjelper selskaper med å tilby den beste kundeservicen, er hovedmannen for total kvalitetsstyring. Dette innebærer å vurdere kunden og kvaliteten på produktet på hvert trinn i produksjons-, design- og / eller serviceprosessen. Når en hvilken som helst forretningsavgjørelse, fra hvilke materialer som skal brukes til selskapets returrett, er kvalitet avgjørende og det å tilby det beste produktet til den beste prisen for kunden styrer beslutningsprosessen.
Bedrifter som ønsker å tilby den beste kundeservicen, må også sørge for at alt personalet er opplært i å yte kvalitetspleie til kunden. Kundeservicerepresentanter og selgere bør ha full utdanning til selskapets produkter og policyer, slik at kundene kan få den informasjonen de trenger. Alle i selskapet som har noen interaksjon med kunden, bør få opplæring i kundestyringsteknikker og bør gis verktøyene som er nødvendige for å sikre at kunden går fornøyd og glad fra samhandlingen.
Kundeservicerepresentanter bør ha myndighet og autonomi til å løse problemer en kunde har, innenfor rammen av rimelig selskapspolitikk. Representanter bør for eksempel ha fullmakt til å sende en produktkupong til en misfornøyd kunde, eller gi rom for retur eller generere en annen løsning som gjør kunden fornøyd, så lenge den løsningen ikke vil koste selskapet penger over en viss terskel. En returpolitikk bør være på plass for å sikre at kunder som er misfornøyde får en løsning som ikke får dem til å sitte igjen med en negativ følelse av selskapet. Bedrifter bør vurdere å ha kundebeholdningsavdelinger slik at kunder som er misfornøyd med et produkt eller en vare kan beholdes gjennom spesielle tilbud eller problemløsningsmetoder.
Bedrifter som er interessert i å tilby den beste kundeservicen, bør nøye vurdere å outsource kundeserviceavdelingen. Selv om outsourcing av kundeservicebehov til land der arbeidskraften er billigere gjennom utenlandske telefonsentre, kan være kostnadseffektiv, med mindre disse kundesentralene blir nøye overvåket og opplært for å sikre at representanter yter service av høy kvalitet, kan det være vanskelig å tilby den beste kundeservicen gjennom et utenlandsk kundesenter. Ettersom det koster mer å få nye kunder enn det gjør for å beholde nye, bør denne beslutningen - så vel som andre beslutninger om virksomhet og markedsføring - tas med fokus på å holde kundene lykke i forkant.