Hvordan leverer jeg den bedste kundeservice?

For at levere den bedste kundeservice er der en række ting, som en virksomhed eller en kundeservicemedarbejder kan gøre. For det første skal virksomheden have politikker på plads for at sikre, at kundernes problemer bliver taget hånd om, og for at sikre, at kundeservicerepræsentanter er uddannet og bevæbnet med de værktøjer, der er nødvendige for at hjælpe kunderne. For det andet skal virksomheden være fokuseret på at sikre, at enhver kundeinteraktion med virksomheden er positiv. Vigtigst er det, at en virksomhed skal have en kundeservicepolitik eller -plan, der styrer alle beslutninger for at sikre, at beslutninger tages med henblik på at levere kundeservice i høj kvalitet.

En hovedbog, der hjælper virksomheder med at yde den bedste kundeservice, er hovedmanden i den samlede kvalitetsstyring. Dette involverer hensyntagen til kunden og produktets kvalitet på hvert trin i fremstillings-, design- og / eller serviceprocessen. Når der træffes en forretningsbeslutning, hvorfra materialer vil blive brugt til virksomhedens returpolitik, er kvaliteten af ​​afgørende betydning, og det at levere det bedste produkt til den bedste pris for kunden styrer beslutningsprocessen.

Virksomheder, der ønsker at yde den bedste kundeservice, skal også sikre, at alt personale er uddannet i at yde kvalitetspleje til kunden. Kundeservicerepræsentanter og sælgere skal uddannes fuldt ud til virksomhedens produkter og politikker, så kunderne kan få de oplysninger, de har brug for. Enhver i virksomheden, der har interaktion med kunden, skal trænes i kundestyringsteknikker og bør have de nødvendige værktøjer til at sikre, at kunden går væk fra interaktionen tilfreds og glad.

Kundeservicerepræsentanter skal have myndighed og autonomi til at løse problemer, som en kunde har, inden for rammerne af en rimelig virksomhedspolitik. For eksempel skal repræsentanter have tilladelse til at sende en produktkupon til en utilfreds kunde eller give mulighed for et returnering eller generere en anden løsning, der gør kunden glad, så længe denne løsning ikke koster virksomhedens penge over en bestemt tærskel. Der skal være en returpolitik for at sikre, at kunder, der er utilfredse, får en løsning, der ikke får dem til at have en negativ følelse af virksomheden. Virksomheder bør overveje at have kundeafdelingsafdelinger, så kunder, der ikke er tilfredse med et produkt eller en vare, kan bevares gennem særlige tilbud eller problemløsningsmetoder.

Virksomheder, der er interesseret i at levere den bedste kundeservice, bør nøje overveje at outsourcere deres kundeserviceafdeling. Mens outsourcing af kundeservicebehov til lande, hvor arbejdskraft er billigere gennem oversøiske callcentre, kan være omkostningseffektiv, medmindre disse callcentre nøje overvåges og trænes for at sikre, at repræsentanter leverer service af høj kvalitet, kan det være vanskeligt at levere den bedste kundeservice gennem et udenlandsk callcenter. Da det koster mere at få nye kunder, end det gør for at fastholde nye, bør denne beslutning - såvel som andre forretnings- og markedsføringsbeslutninger tages med et fokus på at holde kunderne lykke i spidsen.