Hva er samsvarende dokumenter?

Overensstemmende dokumenter overholder vilkårene og betingelsene knyttet til et kredittbrev, slik at en bank kan frigi en betaling til en selger på vegne av en kjøper. Kredittbrev brukes i handelstransaksjoner, spesielt internasjonalt, for å lette bevegelsen av midler og gi en viss beskyttelse til begge involverte parter. Under vilkårene, når selgeren sender varene til kjøperen og utarbeider dokumentasjon, kan det presenteres for banken for betaling. Banken undersøker disse dokumentene for å finne ut om de er kompatible, og frigir en betaling.

Denne prosessen starter med en avtale mellom kjøper og selger, som vil inneholde en detaljert beskrivelse av varene som selges. Dette brukes i genereringen av kredittbrevet, så banken har noe å sammenligne med dokumentene som selgeren presenterer. Når dokumentasjonen er samlet, må den være fullstendig, og den må samsvare med beskrivelsen av bestillingen gitt til banken av kjøperen. Avvik kan føre til avslag, og ingen betaling for selgeren.

Banker har en tendens til å være veldig forsiktige når de undersøker dokumentasjon, fordi de ønsker å gi en garanti til kjøperen at betaling ikke vil bli utstedt for en feilaktig forsendelse. Noen ganger kan dette føre til avslag av relativt mindre grunner. For eksempel kan en tekstilordre beskrive en stofffarge som "laks" i dokumenter sendt til banken, mens selgeren beskriver den som "rosa." Banken kan bestemme at ordren ikke lenger er kompatibel, og den vil holde tilbake betaling.

Før selgere sender en pakke med informasjon til banken, kan de sjekke for avvik som kan føre til at en bank avviser betaling. Overensstemmende dokumenter skal beskrive forsendelsen nøyaktig og riktig, uten forfalskninger. Selgere kan konsultere den opprinnelige salgsavtalen for å forsikre deg om at de sender det kjøperen ba om og for å se etter små varianter som kan forårsake et problem med betalingsbehandlingen. Hvis banken bestemmer at selgeren ikke sendte inn samsvarende dokumenter, vil det være nødvendig å behandle transaksjonen på nytt.

Begrepet “kompatible dokumenter” brukes også på flere andre måter. Reisende må opprettholde kompatible dokumenter for å krysse grenser, for eksempel med alle nødvendige funksjoner for å bestå tollinspeksjon. Disse kan inkludere et tydelig fotografi, detaljert demografisk informasjon og passende stempler og påtegninger. Dokumenter kan også trenge å følge koder og protokoller som er opprettet av et byrå for å bli akseptert for aktiviteter som å søke om tilskudd.