Hva er en produktkoordinator?
En produktkoordinator jobber ofte i produktstyring eller salgskontor for et distribusjons- eller produksjonsfirma. Han eller hun er ansvarlig for alle aspekter ved styring av produktets livssyklus. Produktkoordinatorens primære oppgave er å spore og administrere all distribusjon av produktet, salg, retur og forbrukerinteresse.
Alle produktlanseringer inkluderer en betydelig mengde papirer, elektroniske dokumenter, filer, møter og planer. Produktkoordinator er personen som holder rede på disse dokumentene, sørger for at kommunikasjonen pågår til alle relevante parter, og sørger for at overraskelser er begrenset.
Det er ikke noe spesifikt treningsprogram for å bli en produktkoordinator. Mange mennesker i denne rollen har fullført formell etterutdanning innen et beslektet felt, for eksempel forretningsadministrasjon eller ledelse. Det er spesialiserte kurs tilgjengelig fra et bredt spekter av skoler om langsiktig prosjektledelse, inkludert viktigheten av administrative prosesser.
Produktkoordinatorer jobber ofte tett med produktutviklings- og markedsføringsteamet. Deres primære rolle kan organiseres i tre hovedoppgaver: endringsadministrasjon, filorganisasjon og gjenfinning og planlegging. I tillegg til disse prosjektfokuserte oppgavene, er mange produktkoordinatorer ansvarlige for den operative administrasjonen av enheten. Dette kan omfatte bestilling av rekvisita og sporing av oppmøte.
Endringsledelse er en stor del av ethvert prosjekt og er vanligvis ansvaret for produktkoordinatoren. Han eller hun må gjennomgå forespørslene, bestemme relevansen, risikoene, fordelene og kostnadene forbundet med forespørselen, og deretter presentere denne informasjonen for produktsjefen. Ethvert vedtak må formidles tilbake til forespøreren og god autorisasjon oppnådd før endringen i innarbeidet i prosjektet. Koordinatoren må også sørge for at alle relevante produktdetaljer eller spesifikasjoner blir endret for å gjenspeile denne forespørselen, og oppbevare en kopi av forespørselen på fil for ytterligere referanse.
Produktkoordinatoren må sørge for at alle papir- og elektroniske filer arkiveres og lagres riktig, komplett med kryssreferanser. Dette kan virke som en liten oppgave, men de fleste produktene har en flerårig levetid og involverer tusenvis av dokumenter. Det er viktig å korrekt håndtere disse filene, ettersom de vil være pålitelige i en tvist eller for å avgjøre hva som var vellykket eller ikke. En stor del av produktkoordinatorens jobb er planlegging. Det forventes at han eller hun skal gjennomgå livssyklusplanene for produktet og sørge for at nødvendige materialer og ansatte er på plass for å støtte produktledelsesstrategien.