Hva er en salgsbok?

En salgsbok er et regnskapsverktøy som brukes i virksomheten for å holde oversikt over foretatte salg eller fakturaer sendt til kunder. En salgsbok kan være veldig enkel eller kompleks, avhengig av størrelsen og arten av virksomheten. Salgshovedbøker ble på en gang håndskrevet i notatbøker, med forskjellige kolonner, men nå er det mye mer vanlig å følge med på utgiftene ved hjelp av et elektronisk regneark eller regnskapsprogrammer, som er lettere å organisere, sortere og endre om nødvendig. Generelt vil denne typen hovedbok inneholde et antall forskjellige kolonner, inkludert dato, fakturanummer hvis relevant, en beskrivelse av produktet eller tjenesten og mottatt beløp for det.

Å holde en grundig salgshovedbok er viktig for en virksomhet av flere årsaker. Ikke bare hjelper det å holde oversikt over overskudd og tap, men det kan bidra til å avsløre kjøpstrender, eller andre typer salgsdata som kan gi ledetråder til vellykkede reklamekampanjer eller butikkskjermer, for eksempel. I tillegg kan hovedboken være et nyttig verktøy for å utarbeide selvangivelse på slutten av året, og kan også være uvurderlig for detaljering av overskudd og utgifter hvis selskapet noen gang blir revidert.

Noen virksomheter trenger å lage en salgsbok for fakturering av kunder. I dette tilfellet kan noen få forskjellige kolonner være nyttige; standard dato, fakturanummer og beskrivelse av tjenesten er generelt viktig. Datoen fakturaen ble sendt er også verdifull, samt datoen for betalingen ble mottatt og betalingsbeløpet. En beskrivelse av betalingstypen, for eksempel sjekk, kreditt eller kontanter, er også viktig for regnskapsmessige formål. En salgsbok for fysisk salg kan være litt annerledes, siden disse vanligvis betales for salgspunktet i stedet for å bli fakturert senere, selv om de generelle regnskapsprinsippene er de samme.

Det er generelt en god idé å oppdatere salgsboken så ofte som mulig, minst en gang per dag, hvis ikke med hvert salg. Programmer for automatiserte salgssteder kan være i stand til å ganske enkelt skrive ut en oversikt over salg på slutten av dagen, noe som kan gjøre prosessen enklere. Ellers bør bedrifter sørge for å sette seg ned en gang om dagen og notere salget, og deretter balansere boka så mye som mulig på slutten av uken. Dette vil bidra til å sikre at dyre feil ikke blir gjort.