Qu'est-ce qu'un grand livre?
Un registre des ventes est un outil de comptabilité utilisé dans les entreprises pour suivre les ventes réalisées ou les factures envoyées aux clients. Un registre des ventes peut être très simple ou complexe, en fonction de la taille et de la nature de l'entreprise. Les cahiers des ventes étaient autrefois manuscrits dans des cahiers, avec différentes colonnes, mais il est maintenant beaucoup plus courant de suivre les dépenses en utilisant un tableur électronique ou des programmes de comptabilité, qui sont plus faciles à organiser, à trier et à modifier si nécessaire. En règle générale, ce type de grand livre comportera un certain nombre de colonnes différentes, notamment la date, le numéro de facture, le cas échéant, une description du produit ou du service et le montant reçu.
Garder un grand livre de vente est important pour une entreprise pour plusieurs raisons. Cela permet non seulement de garder une trace des profits et des pertes, mais aussi de révéler les tendances d’achat ou d’autres types de données sur les ventes pouvant donner des indices sur le succès des campagnes publicitaires ou de la présentation en magasin, par exemple. De plus, le grand livre peut être un outil utile pour la préparation des déclarations d’impôt à la fin de l’année et peut également être très utile pour détailler les bénéfices et les dépenses si la société est auditée.
Certaines entreprises doivent créer un grand livre pour la facturation des clients. Dans ce cas, quelques colonnes différentes peuvent être utiles. la date standard, le numéro de facture et la description du service sont généralement importants. La date d'envoi de la facture est également valable, ainsi que la date à laquelle le paiement a été reçu et le montant du paiement. Une description du type de paiement, tel que chèque, crédit ou espèces, est également importante à des fins comptables. Un grand livre des ventes physiques peut être légèrement différent, car ces derniers sont généralement payés au point de vente plutôt que facturés plus tard, bien que les principes de comptabilité généraux soient les mêmes.
Il est généralement judicieux de mettre à jour le livre des ventes aussi souvent que possible, au moins une fois par jour, à chaque vente. Les logiciels automatisés de point de vente peuvent peut-être simplement imprimer un relevé des ventes à la fin de la journée, ce qui peut faciliter le processus. Dans le cas contraire, les entreprises doivent s’assurer de s’asseoir une fois par jour et de prendre note des ventes, puis d’équilibrer leur budget autant que possible à la fin de la semaine. Cela contribuera à éviter les erreurs coûteuses.