Co je prodejní kniha?
Prodejní kniha je účetním nástrojem používaným v podnikání pro sledování uskutečněných prodejů nebo faktur zaslaných zákazníkům. Prodejní kniha může být velmi jednoduchá nebo složitá v závislosti na velikosti a povaze podnikání. Prodejní knihy byly psány ručně v noteboocích s různými sloupci, ale nyní je mnohem běžnější sledovat výdaje pomocí elektronické tabulky nebo účetních počítačových programů, které lze snadněji organizovat, třídit a měnit v případě potřeby. Obecně bude tento typ účetní knihy obsahovat řadu různých sloupců včetně data, čísla faktury, je-li to relevantní, popisu produktu nebo služby a částky, která byla za něj přijata.
Vedení důkladné prodejní knihy je pro firmu důležité z mnoha důvodů. Pomáhá nejen sledovat zisky a ztráty, ale může také pomoci odhalit nákupní trendy nebo jiné typy prodejních údajů, které mohou například poskytnout vodítka pro úspěšné reklamní kampaně nebo zobrazení obchodů. Kromě toho může být účetní kniha užitečným nástrojem pro přípravu daňových přiznání na konci roku a může být také neocenitelná pro podrobný popis zisků a výdajů, pokud je společnost někdy auditována.
Některé firmy musí pro zákazníky fakturovat prodejní knihu. V tomto případě může být užitečné několik různých sloupců; standardní datum, číslo faktury a popis služby jsou obecně důležité. Cenné je také datum odeslání faktury, datum přijetí platby a částka platby. Popis způsobu platby, jako je šek, kredit nebo hotovost, je důležitý i pro účetní účely. Prodejní kniha pro fyzický prodej se může mírně lišit, protože jsou obvykle placeny v místě prodeje, nikoliv později, ačkoli obecné účetní zásady jsou stejné.
Obecně je dobré aktualizovat prodejní knihu tak často, jak je to možné, alespoň jednou denně, ne-li při každém prodeji. Automatizované softwarové programy v místě prodeje mohou být schopny jednoduše vytisknout záznam o prodeji na konci dne, což může tento proces usnadnit. V opačném případě by si podniky měly určitě sednout jednou denně a zaznamenat si prodej a poté na konci týdne co nejvíce vyvážit knihu. To pomůže zajistit, aby nedocházelo k nákladným chybám.