Was ist ein Verkaufsbuch?
Ein Verkaufsbuch ist ein Buchhaltungstool, mit dem im Geschäftsleben getätigte Verkäufe oder an Kunden gesendete Rechnungen nachverfolgt werden können. Ein Verkaufsbuch kann je nach Größe und Art des Geschäfts sehr einfach oder komplex sein. Verkaufsbücher waren früher in Notizbüchern mit verschiedenen Spalten handgeschrieben. Heute ist es jedoch weitaus üblicher, die Ausgaben mithilfe einer elektronischen Kalkulationstabelle oder von Computerprogrammen für die Buchhaltung zu erfassen, die bei Bedarf einfacher zu organisieren, zu sortieren und zu ändern sind. Im Allgemeinen enthält diese Art von Ledger eine Reihe verschiedener Spalten, einschließlich des Datums, der Rechnungsnummer (falls zutreffend), einer Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung und des dafür erhaltenen Betrags.
Die Führung eines gründlichen Verkaufsbuchs ist für ein Unternehmen aus mehreren Gründen wichtig. Dies hilft nicht nur, Gewinne und Verluste im Auge zu behalten, sondern auch, Kauftrends oder andere Arten von Verkaufsdaten aufzudecken, die beispielsweise Hinweise auf erfolgreiche Werbekampagnen oder Anzeigen in Geschäften geben können. Darüber hinaus kann das Hauptbuch ein hilfreiches Hilfsmittel für die Erstellung von Steuererklärungen zum Jahresende sein und auch von unschätzbarem Wert sein, um Gewinne und Ausgaben zu detaillieren, falls das Unternehmen jemals geprüft wird.
Einige Unternehmen müssen ein Verkaufsbuch für die Fakturierung von Kunden erstellen. In diesem Fall können einige verschiedene Spalten hilfreich sein. Das Standarddatum, die Rechnungsnummer und die Beschreibung der Dienstleistung sind im Allgemeinen wichtig. Das Datum, an dem die Rechnung gesendet wurde, sowie das Datum des Zahlungseingangs und die Höhe der Zahlung sind ebenfalls wertvoll. Eine Beschreibung der Zahlungsart, z. B. Scheck, Gutschrift oder Bargeld, ist auch für Buchhaltungszwecke wichtig. Ein Verkaufsbuch für physische Verkäufe kann geringfügig abweichen, da diese in der Regel an der Verkaufsstelle bezahlt und nicht erst später in Rechnung gestellt werden, obwohl die allgemeinen Rechnungslegungsgrundsätze dieselben sind.
Im Allgemeinen ist es eine gute Idee, das Verkaufsbuch so häufig wie möglich zu aktualisieren, mindestens einmal pro Tag, wenn nicht bei jedem Verkauf. Automatisierte Point-of-Sale-Softwareprogramme können möglicherweise am Ende des Tages einfach eine Verkaufsaufzeichnung drucken, was den Vorgang vereinfacht. Andernfalls sollten sich Unternehmen unbedingt einmal am Tag hinsetzen und die Umsätze notieren und das Buch am Ende der Woche so weit wie möglich ausgleichen. Dies trägt dazu bei, dass keine kostspieligen Fehler gemacht werden.