Hva er automatisert post?

Automatisert post er et forretningsverktøy som gjør det mulig å behandle store mengder e-post med relativt enkelhet. Noen selskaper benytter seg av utstyr og personell for å håndtere postbehandling i denne skalaen, mens andre selskaper outsourcere disse funksjonene til leverandører som fokuserer spesielt på håndtering av direkte postkampanjer, regelmessig distribusjon av poststykker til klienter og andre pågående prosjekter. Poenget med automatisert post er å behandle e-posten raskt og effektivt, og dermed redusere utgiftene knyttet til opprettelse og distribusjon av hver enhet.

Et eksempel på bruk av automatisert e-post er å opprette og utføre en direktemailkampanje. For å fremskynde prosessen med å sende ut store mengder reklameartikler som brev eller postkort, vil opphavsmannen ofte benytte seg av elektroniske metoder for å adressere, sortere og ellers forberede stykkene til utsendelse. Disse inkluderer postskanning, oppretting av ledsagerfaks og e-postmeldinger som en del av kampanjen, og distribusjon av disse elektroniske formatene sammen med direktemailstykkene.

Dataprogramvare brukes til å generere postetiketter eller til å skrive ut mottakernavn og adresser på selve brikkene. Sorteringsmaskiner gjør det mulig å skille stykkene etter postnummer, noe som igjen gjør det enklere å benytte seg av bulk-postpriser. Mange automatiserte poststrategier bruker også laserutskriftsteknologi for å bruke riktig mengde porto som en del av sorteringsprosessen, slik at brikkene kan være klare til utsendelse i løpet av relativt kort tid.

Fordelen med automatisert post er at det er mulig å klargjøre og sende ut titusenvis av poststykker i en brøkdel av tiden det vil ta å klargjøre de samme brikkene for hånd. Avhengig av arten av poststykkene, vil bruk av automatiserte verktøy tillate en bedrift å behandle flere stykker i løpet av en time enn et team på ti til femten personer kunne behandle på flere arbeidsdager. Dette medfører betydelige besparelser for selskapet, samt frigjør verdifulle personalressurser for å fokusere på andre viktige aspekter ved driften.

Mens noen selskaper velger å opprette et eget postsorteringsanlegg i egen regi, velger andre å benytte seg av automatiserte posttjenester for å håndtere sine direktemailkampanjer og andre massemessinger. Mange av disse selskapene opprettholder lister for sine kunder, samt bevis på dokumenter utarbeidet for tidligere kampanjer. Dette gjør det mulig for klienten å raskt sette sammen en ny direktemailkampanje ved å bruke elementer fra tidligere massepostforsendelser, med relativt lave kostnader. Siden mange av disse tjenestene krever en fast pris per stykke som inkluderer utskrift, korrektur, adressering, bruk av porto og til og med levering til postkontoret, er det veldig enkelt å beregne kostnadene for utsendingsprosjektet i løpet av få minutter.

En annen fordel med å bruke en automatisert posttjeneste er at mange tilbyr volumrabatter. Når kunden velger å sende ut flere eksemplarer av samme brikke, reduseres hastigheten per utsendelse. Dette kan tillate selskaper å ytterligere avgrense kostnadene for direkte postreklame, eller til og med sende utsendelser til eksisterende kunder fortløpende.