Vad är automatiserad post?

Automatiserad e-post är ett affärsverktyg som gör det möjligt att behandla stora mängder e-post med relativt enkelhet. Vissa företag använder utrustning och personal för att hantera postbehandling i denna skala, medan andra företag lägger ut dessa funktioner till leverantörer som specifikt fokuserar på att hantera direktreklamkampanjer, regelbunden distribution av postbitar till kunder och andra pågående projekt. Poängen med automatiserad e-post är att bearbeta e-posten snabbt och effektivt och därmed minska kostnaderna för skapandet och distributionen av varje enhet.

Ett exempel på att använda automatiserad post är att skapa och genomföra en direktreklamkampanj. För att påskynda processen för att skicka ut stora volymer reklamartiklar som brev eller vykort kommer upphovsmannen ofta att använda elektroniska metoder för att adressera, sortera och på annat sätt förbereda bitarna för post. Dessa inkluderar e-postsökning, skapande av följeslagare fax och e-postmeddelanden som en del av kampanjen, och distribution av dessa elektroniska format tillsammans med direktmeddelanden.

Datorprogramvara används för att generera adressetiketter eller för att skriva ut mottagarens namn och adresser på själva bitarna. Sorteringsmaskiner gör det möjligt att segregera bitarna med postnummer, vilket i sin tur underlättar användning av bulkpostpriser. Många automatiserade e-poststrategier använder också laserutskriftsteknologi för att tillämpa lämplig mängd porto som en del av sorteringsprocessen, vilket gör att bitarna kan vara redo för postning på relativt kort tid.

Fördelen med automatiserad post är att det är möjligt att förbereda och skicka ut tiotusentals postbitar på en bråkdel av tiden det skulle ta att förbereda samma stycken för hand. Beroende på postens beskaffenhet skulle automatisering av verktyg göra det möjligt för ett företag att bearbeta fler stycken på en timme än ett team på tio till femton personer skulle kunna behandla på flera arbetsdagar. Detta innebär betydande besparingar för företaget, samt frigör värdefulla personalresurser för att fokusera på andra viktiga aspekter av verksamheten.

Medan vissa företag väljer att skapa sina egna e-postsorteringsfaciliteter internt, väljer andra att använda automatiserade posttjänster för att hantera sina direktreklamkampanjer och andra massmeddelanden. Många av dessa företag har listor för sina kunder, såväl som bevis på dokument som har utarbetats för tidigare kampanjer. Detta gör det möjligt för klienten att snabbt sätta ihop en ny direktreklamkampanj med hjälp av element från tidigare massmeddelanden, med relativt låga kostnader. Eftersom många av dessa tjänster debiterar en schablonbelopp per styck som inkluderar utskrift, korrektur, adressering, tillämpning av porto och till och med leverans till postkontoret, är det mycket enkelt att beräkna kostnaden för postprojektet på några minuter.

En annan fördel med att använda en automatiserad posttjänst är att många erbjuder volymrabatter. När kunden väljer att skicka ut fler kopior av samma stycke, sjunker priset per e-post. Detta kan göra det möjligt för företagen att ytterligare förfina sina kostnader för direktreklamreklam eller till och med skicka ut postmeddelanden till befintliga kunder fortlöpande.