Hva er utskriftsinnkjøp?

Begrepet utskriftsanskaffelse brukes for å beskrive prosessen som brukes til å administrere utskrifts- og utskriftsrelaterte kostnader. Mange store selskaper bruker en betydelig mengde penger og ansatte på å ordne store utskriftsjobber, eller tilby utskriftstjenester i organisasjonen. Hensikten med trykte anskaffelser er å administrere disse kostnadene gjennom implementering av en serie strategiske anskaffelseskonsepter.

Det viktigste konseptet i strategiske anskaffelser er at gjennom avansert planlegging og konsoliderte innkjøpsaktiviteter kan en organisasjon oppleve betydelige kostnadsbesparelser. I tillegg til faktisk reduksjon i utgifter, kan disse prosessene føre til en mer effektiv forretningsdrift og derfor økt lønnsomhet.

I de fleste store organisasjoner er hver avdeling pålagt å legge inn et årlig budsjett for sine utgifter for året. Ved utskriftsinnkjøp blir informasjonen knyttet til utskriftsutgifter videreført til anskaffelsesavdelingen. Anskaffelsesansvarlig er ansvarlig for å gjennomgå informasjonen og avgjøre om det er noen muligheter for strategiske anskaffelser.

Et ofte brukt eksempel i utskriftsinnkjøp er brosjyretrykk. Mange selskaper lar avdelinger finne sin egen skriver, forhandle om en pris basert på volumet og velge type brosjyre de ønsker. Ved utskriftsinnkjøp forhandles og signeres kontrakter med en kort liste over leverandører, basert på det budsjetterte aktivitetsvolumet for året. Alle avdelinger drar nytte av en lavere pris per side, samt besparelser i tid for å finne flere leverandører og be om tilbud.

Denne typen strategiske innkjøp fungerer best i en organisasjon som er forpliktet til å redusere kostnadene. Problemer rundt leveringsdatoer, avgjørelse om deltakelse er obligatorisk eller frivillig, og spørsmål om kundeservice må løses internt. Snakk med forretningsbrukere for å bestemme deres eksakte krav og finne fellestrekk der det er mulig.

Gruppekjøp er prosessen med å kombinere de totale ressursbehovene for forskjellige avdelinger og opprette en innkjøpsordre eller kontrakt. Avdelingene kan være fysisk lokalisert i forskjellige bygninger, med produktkrav, så lenge alle disse produktene er inkludert i den opprinnelige kontrakten. Denne praksisen er stadig mer vanlig i offentlige og offentlige virksomheter, der samme type varer kan kjøpes til forskjellige institusjoner eller avdelinger.

Administrasjonskostnader er kostnadene for organisasjonen for hele anskaffelsens lønnssyklus. Dette inkluderer lønn og støttekostnader for anskaffelsesmedarbeidere, fakturabehandling, sjekk produksjon og løsning av leverandørhenvendelser. Organisasjoner som kombinerer den totale mengden som kreves for en bestemt periode, kan få lavere priser, basert på et spesifikt bestillingsnivå. Priser og forhandlinger om bulk er veldig viktig når du fullfører utskriftsinnkjøpsprosjekter. Pris- og serviceforhandlinger er vanligvis avsluttet av anskaffelsesdirektøren eller seniorkjøpsagenten.