Vad är tryckupphandling?

Termen tryckupphandling används för att beskriva processen som används för att hantera utskrifts- och utskriftsrelaterade kostnader. Många stora företag spenderar en betydande summa pengar och personal tid på att ordna stora utskriftsjobb eller tillhandahålla utskriftstjänster inom organisationen. Syftet med tryckta upphandlingar är att hantera dessa kostnader genom implementering av en serie strategiska upphandlingskoncept.

Det primära konceptet i strategisk upphandling är att genom avancerad planering och konsoliderad inköpsaktivitet kan en organisation uppleva betydande kostnadsbesparingar. Förutom den faktiska kostnadsminskningen kan dessa processer leda till en effektivare affärsverksamhet och därmed ökad lönsamhet.

I de flesta stora organisationer måste varje avdelning lämna in en årlig budget för sina utgifter för året. Vid tryckta upphandlingar överförs informationen relaterad till tryckkostnader till upphandlingsavdelningen. Upphandlingsansvarig ansvarar för att granska informationen och avgöra om det finns några möjligheter för strategisk upphandling.

Ett vanligt använt exempel vid tryckupphandling är broschyrtryck. Många företag tillåter avdelningar att hitta sin egen skrivare, förhandla fram ett pris baserat på deras volym och välja vilken typ av broschyr de vill ha. Vid tryckta upphandlingar förhandlas och undertecknas kontrakt med en kort lista över leverantörer, baserat på den budgeterade aktivitetsvolymen för året. Alla avdelningar drar nytta av ett lägre pris per sida, såväl som personalbesparingarna för att hitta flera leverantörer och begära offert.

Denna typ av strategiska inköp fungerar bäst i en organisation som har åtagit sig att sänka kostnaderna. Frågor kring leveransdatum, beslut om deltagande är obligatoriskt eller frivilligt och kundserviceproblem måste lösas internt. Prata med företagsanvändare för att fastställa deras exakta krav och hitta gemensamheter där det är möjligt.

Gruppköp är processen att kombinera de totala resurskraven för olika avdelningar och skapa en inköpsorder eller ett kontrakt. Avdelningarna kan fysiskt lokaliseras i olika byggnader med produktkrav, så länge alla dessa produkter ingår i det ursprungliga kontraktet. Denna praxis är allt vanligare i statliga och offentliga företag, där samma typ av objekt kan köpas för olika institutioner eller avdelningar.

Administrativt omkostnad är organisationens kostnader för hela betalningscykeln för upphandling. Detta inkluderar löner och supportkostnader för anskaffningspersonal, fakturabehandling, kontroll av produktion och lösning av leverantörsförfrågningar. Organisationer som kombinerar den totala mängden som krävs under en viss tidsperiod kan få lägre priser baserat på en beställningsnivå. Bulkprissättning och förhandling är mycket viktigt när man slutför tryckprojekt för upphandling. Pris- och serviceförhandlingar avslutas vanligtvis av upphandlingsdirektören eller den högre inköpsagenten.