Was ist Druckerbeschaffung?
Der Begriff Druckbeschaffung beschreibt den Prozess zur Verwaltung der Druck- und Druckkosten. Viele große Unternehmen investieren viel Geld und Zeit in die Organisation großer Druckaufträge oder die Erbringung von Druckdiensten innerhalb des Unternehmens. Der Zweck der Druckbeschaffung besteht darin, diese Kosten durch die Implementierung einer Reihe strategischer Beschaffungskonzepte zu steuern.
Das vorrangige Konzept bei der strategischen Beschaffung besteht darin, dass eine Organisation durch vorausschauende Planung und konsolidierte Einkaufsaktivitäten erhebliche Kosteneinsparungen erzielen kann. Neben der tatsächlichen Kostenreduzierung können diese Prozesse zu einem effizienteren Geschäftsbetrieb und damit zu einer höheren Rentabilität führen.
In den meisten großen Organisationen muss jede Abteilung ein jährliches Budget für ihre Ausgaben für das Jahr vorlegen. Bei der Druckbeschaffung werden die Informationen zu den Druckkosten an die Beschaffungsabteilung weitergeleitet. Der Beschaffungsbeauftragte ist dafür verantwortlich, die Informationen zu überprüfen und festzustellen, ob sich Möglichkeiten für eine strategische Beschaffung ergeben.
Ein häufig verwendetes Beispiel in der Druckbeschaffung ist das Drucken von Broschüren. In vielen Unternehmen können Abteilungen ihren eigenen Drucker finden, einen Preis basierend auf ihrem Volumen aushandeln und die Art der gewünschten Broschüre auswählen. Bei der Druckbeschaffung werden Verträge mit einer kurzen Liste von Lieferanten ausgehandelt und unterzeichnet, basierend auf dem budgetierten Aktivitätsvolumen für das Jahr. Alle Abteilungen profitieren von einem niedrigeren Preis pro Seite sowie von der Zeitersparnis bei der Suche nach mehreren Lieferanten und der Anforderung von Angeboten.
Diese Art des strategischen Einkaufs eignet sich am besten für eine Organisation, die sich der Kostensenkung verschrieben hat. Probleme im Zusammenhang mit Lieferterminen, die entscheiden, ob eine Teilnahme obligatorisch oder freiwillig ist, und Probleme mit dem Kundenservice müssen intern gelöst werden. Sprechen Sie mit Geschäftsanwendern, um deren genaue Anforderungen zu ermitteln und Gemeinsamkeiten zu finden, wo dies möglich ist.
Beim Gruppenkauf werden die gesamten Ressourcenanforderungen für verschiedene Abteilungen kombiniert und eine Bestellung oder ein Vertrag erstellt. Die Abteilungen können physisch in verschiedenen Gebäuden mit den Produktanforderungen angeordnet sein, solange alle diese Produkte im ursprünglichen Vertrag enthalten sind. Diese Praxis ist in staatlichen und öffentlichen Unternehmen immer häufiger anzutreffen, in denen derselbe Gegenstand für verschiedene Institutionen oder Abteilungen gekauft werden kann.
Der administrative Aufwand ist der Aufwand für die Organisation, den der gesamte Beschaffungszyklus zu zahlen hat. Dies umfasst die Gehälter und Supportkosten für das Beschaffungspersonal, die Rechnungsbearbeitung, die Prüfung der Produktion und die Lösung von Lieferantenanfragen. Unternehmen, die die für einen bestimmten Zeitraum erforderliche Gesamtmenge kombinieren, können auf der Grundlage einer bestimmten Bestellstufe niedrigere Preise erzielen. Massenpreise und Verhandlungen sind sehr wichtig, wenn Sie Druckbeschaffungsprojekte abschließen. Preis- und Leistungsverhandlungen werden in der Regel vom Einkaufsleiter oder leitenden Einkäufer abgeschlossen.