O que é aquisição de impressão?
O termo aquisição de impressão é usado para descrever o processo usado para gerenciar os custos relacionados à impressão e impressão. Muitas grandes empresas gastam uma quantia significativa de dinheiro e tempo da equipe organizando grandes trabalhos de impressão ou fornecendo serviços de impressão dentro da organização. O objetivo do suprimento de impressão é gerenciar esses custos através da implementação de uma série de conceitos estratégicos de suprimento.
O conceito principal em compras estratégicas é que, por meio de planejamento avançado e atividades de compras consolidadas, uma organização pode obter uma economia significativa de custos. Além da redução real nas despesas, esses processos podem levar a uma operação comercial mais eficiente e, portanto, ao aumento da lucratividade.
Na maioria das grandes organizações, cada departamento é obrigado a enviar um orçamento anual de seus gastos para o ano. No suprimento de impressão, as informações relacionadas às despesas de impressão são repassadas ao departamento de suprimentos. O oficial de compras é responsável por revisar as informações e determinar se existem oportunidades para compras estratégicas.
Um exemplo comumente usado em compras de impressão é a impressão de folhetos. Muitas empresas permitem que os departamentos encontrem sua própria impressora, negociem um preço com base no volume e selecionem o tipo de folheto que desejam. No suprimento de impressão, os contratos são negociados e assinados com uma pequena lista de fornecedores, com base no volume de atividade orçado para o ano. Todos os departamentos se beneficiam de um preço mais baixo por página, bem como da economia de tempo da equipe para localizar vários fornecedores e solicitar cotações.
Esse tipo de compra estratégica funciona melhor em uma organização comprometida com a redução de custos. Problemas relacionados às datas de entrega, decidindo se a participação é obrigatória ou voluntária, e os problemas de atendimento ao cliente devem ser resolvidos internamente. Converse com usuários de negócios para determinar seus requisitos exatos e encontrar pontos em comum sempre que possível.
A compra em grupo é o processo de combinar os requisitos totais de recursos para diferentes departamentos e criar um pedido ou contrato de compra. Os departamentos podem estar localizados fisicamente em diferentes edifícios, com os requisitos do produto, desde que todos esses produtos estejam incluídos no contrato original. Essa prática é cada vez mais comum em empresas do governo e do setor público, onde o mesmo tipo de item pode ser adquirido para diferentes instituições ou departamentos.
As despesas administrativas são o custo para a organização de todo o ciclo de pagamento da aquisição. Isso inclui os salários e custos de suporte da equipe de compras, processamento de faturas, verificação de produção e resolução de consultas de fornecedores. As organizações que combinam a quantidade total necessária por um período específico são capazes de obter preços mais baixos, com base em um nível específico de pedido. Os preços e as negociações em massa são muito importantes ao concluir os projetos de compras de impressão. As negociações de preço e serviço geralmente são concluídas pelo diretor de compras ou pelo agente de compras sênior.