Hva er endringshåndteringsprosessen?

En endringshåndteringsprosess er en serie forretningspraksis som brukes til å kontrollere og administrere endring i et stort system eller organisasjon. Begrepet brukes ofte i systemteknikk eller store byggeprosjekter. Hensikten med endringsledelse er å sikre at det er tydelig kommunikasjon mellom klienten og tjenesteleverandøren om den forespurte variasjonen fra de aksepterte spesifikasjonene, innvirkningen på tidslinjen og den anslåtte kostnaden for disse endringene. En ekstra bonus til denne prosessen er validering av autorisasjon for endringsforespørsler.

Hele endringsstyringsprosessen består av tre elementer: ber om endring, evaluering av tid og kostnader for å gjøre endringen og implementere endringene. Disse trinnene forblir de samme hvis prosjektet er et informasjonsteknologiprosjekt eller et byggeprosjekt. Det er verdt å merke seg at en streng overholdelse av en formell endringsstyringsprosess anerkjennes av domstolene som et gyldig verktøy for å håndtere endringer i kontrakter. Endringer som blir forespurt og godkjent gjennom prosessen, må betales av firmaet, uavhengig av autorisasjon fra forespøreren. Det antas at firmaet designet en forretningsskikk som fulgte den interne godkjenningsprosessen.

For å håndtere forespørsler om endring, designer mange selskaper et skjema som inneholder all nødvendig informasjon. For eksempel krever et skjema for endringsforespørsel typisk navnet på forespøreren og hans eller hennes tittel, virksomhetens rasjonelle for forespørselen, funksjonaliteten som kreves og de samlede implikasjonene. Navnene på de ansvarlige og som vil teste og godta endringene er også inkludert. Ved mottak og gjennomgang av skjemaet tildeler systemadministratoren et sporingsnummer til forespørselen.

Personen som er ansvarlig for systemet eller prosjektet gjennomgår nå forespørselsdetaljene og beregner ressursene som kreves, tidsfordeling og eventuelle kostnader forbundet med implementeringen av denne endringen. I løpet av denne prosessen kan det være spørsmål eller avklaring som kreves fra rekvirenten. Denne informasjonen er innarbeidet i skjemaet om endringsforespørsel.

Hvis kostnadene blir akseptert, legges forespørselen vanligvis til i en prioritert liste over andre endringsforespørsler, som en del av endringshåndteringsprosessen. Arbeidet er tildelt et spesifikt område, som vil samarbeide med system eller prosjektleder for å avklare krav, og gjøre de nødvendige endringene. I et informasjonsteknologimiljø blir disse endringene gjort i et testsystem. Det er testernes ansvar å sikre at endringene oppfyller deres opprinnelige krav og ikke skaper negative resultater. Etter vellykket testing, flyttes endringene inn i produksjons- eller live-systemet. Eventuelle problemer eller nye problemer som oppstår som et resultat av denne endringen blir gjennomgått og kan føre til ytterligere sykluser med endringer, testing og implementering.