Vad är processen för förändringshantering?
En förändringshanteringsprocess är en serie affärsmetoder som används för att kontrollera och hantera förändringar inom ett stort system eller organisation. Termen används oftast i systemteknik eller stora byggprojekt. Syftet med förändringshantering är att säkerställa att det finns tydlig kommunikation mellan klienten och tjänsteleverantören om den begärda variationen från de accepterade specifikationerna, påverkan på tidslinjen och den beräknade kostnaden för dessa förändringar. En extra bonus till denna process är valideringen av godkännande för ändringsförfrågningarna.
Hela förändringshanteringsprocessen består av tre artiklar: begära ändring, utvärdering av tid och kostnad för att göra ändringen och genomföra ändringarna. Dessa steg förblir desamma om projektet är ett informationsteknologiprojekt eller ett byggprojekt. Det är värt att notera att en strikt efterlevnad av en formell process för förändringshantering erkänns av domstolarna som ett giltigt verktyg för att hantera förändringar i kontrakt. Ändringar som begärs och godkänns genom processen måste betalas av företaget, oberoende av den ansökares myndighet. Det antas att företaget utformade en affärspraxis som följde dess interna godkännandeprocess.
För att hantera förfrågningar om förändring utformar många företag ett formulär som innehåller all nödvändig information. Till exempel kräver ett formulär för ändringsförfrågan vanligtvis namnet på den begärande och hans eller hennes titel, affärsrationaliteten för begäran, den funktionalitet som krävs och de övergripande konsekvenserna. Namnen på de ansvariga och som kommer att testa och acceptera ändringarna ingår också. Efter mottagande och granskning av formuläret tilldelar systemadministratören ett spårningsnummer till begäran.
Den person som ansvarar för systemet eller projektet granskar nu begäran och beräknar de resurser som krävs, tidsfördelning och eventuella kostnader i samband med genomförandet av denna förändring. Under den här processen kan det finnas frågor eller förtydligande som krävs från begäraren. Denna information införlivas i formuläret för ändringsförfrågan.
Om kostnaderna accepteras läggs förfrågan vanligtvis till en prioriterad lista med andra ändringsförfrågningar, som en del av processen för ändringshantering. Arbetet tilldelas ett specifikt område som kommer att samarbeta med systemet eller projektledaren för att klargöra kraven och göra nödvändiga ändringar. I en informationsteknologisk miljö görs dessa förändringar i ett testsystem. Det är testarnas ansvar att se till att ändringarna uppfyller sina ursprungliga krav och inte skapar negativa resultat. När testet har slutförts flyttas ändringarna till produktions- eller live-systemet. Eventuella problem eller nya problem som skapas till följd av denna förändring granskas och kan leda till ytterligare cykler av förändringar, tester och implementering.