Was ist der Change Management-Prozess?
Ein Änderungsverwaltungsprozess ist eine Reihe von Geschäftspraktiken, mit denen Änderungen in einem großen System oder einer großen Organisation gesteuert und verwaltet werden. Der Begriff wird am häufigsten in der Systemtechnik oder in großen Bauprojekten verwendet. Mit dem Änderungsmanagement soll sichergestellt werden, dass zwischen dem Kunden und dem Dienstleister eine klare Kommunikation über die angeforderte Abweichung von den akzeptierten Spezifikationen, die Auswirkungen auf den Zeitrahmen und die voraussichtlichen Kosten dieser Änderungen besteht. Ein zusätzlicher Bonus für diesen Prozess ist die Validierung der Autorisierung für die Änderungsanforderungen.
Der gesamte Änderungsverwaltungsprozess besteht aus drei Elementen: Anfordern der Änderung, Bewertung des Zeit- und Kostenaufwands für die Änderung und Implementierung der Änderungen. Diese Schritte bleiben gleich, wenn es sich bei dem Projekt um ein Informationstechnologieprojekt oder ein Bauprojekt handelt. Es ist anzumerken, dass die strikte Einhaltung eines formalen Change-Management-Prozesses von den Gerichten als ein gültiges Instrument zur Verwaltung von Vertragsänderungen anerkannt wird. Während des Prozesses angeforderte und genehmigte Änderungen müssen von der Firma bezahlt werden, unabhängig von der Autorität des Antragstellers. Es wird davon ausgegangen, dass das Unternehmen eine Geschäftspraxis entwickelt hat, die dem internen Genehmigungsprozess folgt.
Um die Änderungsanforderungen zu verwalten, entwerfen viele Unternehmen ein Formular, das alle erforderlichen Informationen enthält. Beispielsweise erfordert ein Änderungsanforderungsformular in der Regel den Namen des Anforderers und seinen Titel, den Geschäftsgrundsatz für die Anforderung, die erforderliche Funktionalität und die allgemeinen Auswirkungen. Die Namen der verantwortlichen Personen, die die Änderungen testen und akzeptieren, sind ebenfalls enthalten. Nach Erhalt und Überprüfung des Formulars weist der Systemadministrator der Anforderung eine Verfolgungsnummer zu.
Die Person, die für das System oder Projekt verantwortlich ist, überprüft nun die Anforderungsdetails und berechnet die erforderlichen Ressourcen, die Zeitzuweisung und alle mit der Implementierung dieser Änderung verbundenen Kosten. Während dieses Vorgangs kann es sein, dass der Antragsteller Fragen oder Erläuterungen benötigt. Diese Informationen werden in das Änderungsanforderungsformular aufgenommen.
Wenn die Kosten akzeptiert werden, wird die Anforderung im Rahmen des Änderungsmanagementprozesses normalerweise zu einer priorisierten Liste anderer Änderungsanforderungen hinzugefügt. Die Arbeit ist einem bestimmten Bereich zugeordnet, der mit dem System- oder Projektmanager zusammenarbeitet, um die Anforderungen zu klären und die erforderlichen Änderungen vorzunehmen. In einer Informationstechnologieumgebung werden diese Änderungen in einem Testsystem vorgenommen. Es liegt in der Verantwortung der Tester, sicherzustellen, dass die Änderungen ihren ursprünglichen Anforderungen entsprechen und keine negativen Ergebnisse hervorrufen. Nach erfolgreichem Abschluss des Tests werden die Änderungen in das Produktions- oder Live-System verschoben. Alle Probleme oder neuen Probleme, die infolge dieser Änderung auftreten, werden überprüft und können zu zusätzlichen Zyklen von Änderungen, Tests und Implementierungen führen.