Hva gjør en kundeservicespesialist?
En kundeservicespesialist er en person som representerer et selskap mens han kommuniserer med kundene sine, enten det er ansikt til ansikt, over telefon, over Internett eller på en annen metode. Også kalt kundeservicerepresentant, kan denne personen utføre et bredt spekter av oppgaver for å imøtekomme behovet til selskapets kunder. For eksempel kan han eller hun tilby støtte for selskapets produkter og tjenester, ta bestillingsforespørsler, svare på spørsmål, løse klager eller til og med selge. Kundene ser ofte kundeservicerepresentanter som selskapets øyne, ører, ansikter og stemmer.
Jobbplikter og opplæring
De viktigste jobboppgavene til en kundeservicespesialist er ofte å håndtere klager, forklare selskapets policyer og gi informasjon om produkter og tjenester. Opplæring er ofte påkrevd av arbeidsgivere for å garantere nøyaktigheten av den oppgitte informasjonen. Disse representantene trenger også gode kommunikasjonsevner, slik at disse ferdighetene kan være en forutsetning for jobben og kan videreutvikles gjennom opplæring av selskapet.
Arbeidsinnstillinger
Det er mange innstillinger der en kundeservicespesialist kan fungere, og noen av de vanligste er innkommende anropssentre, hjelpepulter og kundeserviceteller. I et kundesenter svarer spesialisten på innkommende telefonsamtaler fra nåværende og potensielle kunder. En helpdesk brukes ofte av teknologirelaterte selskaper for å tilby støtte fra produkter og tjenester, og en representant kan kommunisere med kundene via telefon, via e-post eller i en live internettprat. Mange typer selskaper har kundeserviceavdelinger som lar klienter gå til en disk og snakke ansikt til ansikt med spesialister for å få spørsmålene deres besvart eller deres problemer løst.
Spørsmål, klager og salg
En kundeservicespesialist trenger vanligvis å kunne hjelpe kunder med et bredt spekter av problemer. For eksempel kan en kunde ringe et selskap for å stille spørsmål ved en faktura eller for å klage på et produkt eller en tjeneste. I disse tilfellene må spesialisten ikke bare ha kunnskap om faktureringsprosedyrer, produkter og tjenester, han eller hun må også vite hvordan de skal løse disse problemene uten å miste kunden for selskapet. I tillegg kan representanten være i stand til å selge i visse situasjoner, for eksempel å oppfordre kunder til å oppgradere til bedre produkter eller tjenester.
Fordelaktige egenskaper
Kundeservicebransjen kan være både utfordrende og givende. En kundeservicespesialist trenger generelt å ha en klar forståelse av sin rolle i selskapet og må kunne opprettholde et positivt forhold til kunden. Det er ikke uvanlig at en spesialist samhandler med sinte kunder, og det er viktig for representanten å holde seg i ro, kommunisere effektivt og gjøre opplevelsen til en positiv for kundene. Disse representantene trenger ofte å ha datakunnskaper, og kan bli hjulpet ved å lære seg bedriftsskriving og matematikkferdigheter.