Vad gör en kundtjänstspecialist?
En kundtjänstspecialist är en person som representerar ett företag medan han kommunicerar med sina kunder, vare sig de är ansikte mot ansikte, via telefon, via Internet eller på annan sätt. Även kallad kundtjänstrepresentant kan denna person utföra ett brett spektrum av uppgifter för att tillgodose företagets klienter. Till exempel kan han eller hon ge support för företagets produkter och tjänster, ta beställningsförfrågningar, besvara frågor, lösa klagomål eller till och med göra försäljning. Kunder ser ofta kundservicerepresentanter som företagets ögon, öron, ansikten och röster.
Arbetsuppgifter och utbildning
Kundservicespecialistens huvuduppgifter är ofta att hantera klagomål, förklara företagets policy och tillhandahålla information om produkter och tjänster. Arbetsgivare kräver ofta utbildning för att garantera riktigheten i den angivna informationen. Dessa representanter behöver också utmärkta kommunikationsförmågor, så dessa färdigheter kan vara en förutsättning för jobbet och kan vidareutvecklas genom utbildning av företaget.
Arbetsinställningar
Det finns många inställningar där en kundtjänstspecialist kan fungera, med några av de vanligaste är inkommande callcenter, hjälpskrivbord och kundtjänsträknare. I ett callcenter svarar specialisten på inkommande telefonsamtal från nuvarande och potentiella kunder. Ett helpdesk används ofta av teknikrelaterade företag för att ge support från produkter och tjänster, och en representant kan kommunicera med kunder via telefon, via e-post eller i en direkt internetchatt. Många typer av företag har kundtjänstavdelningar som gör det möjligt för kunder att gå till en räknare och prata ansikte mot ansikte för att få sina frågor besvarade eller deras problem löst.
Frågor, klagomål och försäljning
En kundtjänstspecialist behöver vanligtvis kunna hjälpa kunder med ett stort antal frågor. Till exempel kan en kund ringa ett företag för att ifrågasätta en avgift på en faktura eller att klaga på en produkt eller tjänst. I dessa fall måste specialisten inte bara ha kunskap om faktureringsförfaranden, produkter och tjänster, utan han eller hon måste också veta hur man löser problemen utan att förlora kunden för företaget. Dessutom kan representanten kunna sälja i vissa situationer, till exempel att uppmuntra kunder att uppgradera till bättre produkter eller tjänster.
Gynnsamma egenskaper
Kundtjänstbranschen kan vara både utmanande och givande. En kundtjänstspecialist måste i allmänhet ha en tydlig förståelse för sin roll i företaget och måste kunna upprätthålla en positiv relation med kunden. Det är inte ovanligt att en specialist interagerar med arga kunder, och det är viktigt för representanten att hålla sig lugn, kommunicera effektivt och göra upplevelsen till en positiv för kunderna. Dessa företrädare måste ofta ha datorkunskaper och kan hjälpa till genom att lära sig affärsskrivning och färdigheter i matematik.