Hva gjør en anskaffelsesadministrator?

En anskaffelsesadministrator fører tilsyn med prosessen med å skaffe tjenester fra en leverandør samt administrere anskaffelses- og innkjøpspersonell. Denne profesjonelle rollen krever kunnskap om prosedyrer for kjøp av tjenester og varer for et selskap. Bedrifter leter ofte etter måter å anskaffe varer til en konkurransedyktig pris, og det er anskaffelsesadministratorens jobb å føre tilsyn med prosessene som er involvert i å gjøre disse anskaffelsene.

Administratoren i en anskaffelsesavdeling er ansvarlig for å styre den daglige driften av innkjøps- og anskaffelsesdivisjonen i et selskap. Han eller hun har ansvaret for å føre tilsyn med personell samt gjennomgå avtaler. Administratoren vurderer også innkjøpskrav for kontrakter når selskapet rekvirerer varer og tjenester fra leverandører. Det er anledninger når anskaffelsesadministratoren vil gjennomgå leverandørenes kvalifikasjoner for å sikre at den beste og mest pålitelige tjenesten som er tilgjengelig blir brukt.

I de fleste selskaper rapporterer anskaffelsesadministratoren direkte til en toppleder. Administratoren må vurdere selskapets skattemessige status og muligheter når de innhenter kontrakter for varer og tjenester. Han eller hun er også ofte ansvarlig for å gjennomføre møter angående ansettelse av nytt personell, personalsaker og tekniske behov for innkjøps- eller anskaffelsesdivisjonen. Administratorer kan også tilordne, føre tilsyn med og gjennomgå arbeidet med anskaffelser.

Anskaffelsesadministratoren kan møte regelmessig med toppledelsen for å holde dem à jour med endringer i anskaffelsesprosessen. Administratorer kan også tilby instruksjon og opplæring til anskaffelsespersonell, så vel som besøkende kjøpere og leverandører. De kan også gjennomgå bud for tjenester og kontrakter for å sikre at disse budene er i samsvar med gjeldende anskaffelsesregler.

Analytiske ferdigheter er viktige for en anskaffelsesadministrator, og han eller hun kan trenge å raskt gjennomgå kontrakter for å identifisere eventuelle problemer som kan oppstå. Administratorer må også ha muligheten til å bruke dataprogrammer effektivt og ha en grundig forståelse av anskaffelsesinformasjonssystemet som brukes av selskapet. Anskaffelsesinformasjonssystemer brukes ofte for å lage detaljerte innkjøpsrapporter.

Anskaffelsesadministratoren gjennomfører også kostnadsanalyser og jobber med selskapets innkjøpsbudsjetter. Budsjettering er en kritisk komponent i en effektiv anskaffelsesprosess og styringen av et selskap som helhet. Administratoren må bruke effektive kommunikasjonsevner og kunne utvise et høyt nivå av kunnskap om kontrakt og anskaffelsesprosess.