Hva gjør en anskaffelsesadministrator?

En anskaffelsesadministrator fører tilsyn med prosessen med å skaffe tjenester fra en leverandør samt administrere anskaffelses- og innkjøpsansatte. Denne profesjonelle rollen krever kunnskap om prosedyrer for kjøp av tjenester og varer for et selskap. Bedrifter leter ofte etter måter å skaffe varer til en konkurransedyktig pris, og det er jobben til anskaffelsesadministratoren å føre tilsyn med prosessene som er involvert i å gjøre disse anskaffelsene.

Administratoren i en anskaffelsesavdeling er ansvarlig for å styre den daglige driften av innkjøps- og anskaffelsesdivisjonen i et selskap. Han eller hun har ansvaret for å føre tilsyn med personell i tillegg til å gjennomgå kontraktsavtaler. Administratoren gjennomgår også kjøpskrav for kontrakter når selskapet oppfordrer til varer og tjenester fra leverandører. Det er anledninger når anskaffelsesadministratoren vil gjennomgå kvalifikasjonene til leverandører for å sikre at den beste og mest pålitelige tjenesten som er tilgjengelige, brukesd.

I de fleste selskaper rapporterer anskaffelsesadministratoren direkte til en toppsjef. Administratoren må vurdere selskapets finanspolitiske status og evner når de innhenter kontrakter for varer og tjenester. Han eller hun er også ofte ansvarlig for å gjennomføre møter om ansettelse av nye ansatte, personalspørsmål og de tekniske behovene til innkjøps- eller anskaffelsesdivisjonen. Administratorer kan også tildele, føre tilsyn og gjennomgå arbeidet med anskaffelsesoperasjonspersonell.

Anskaffelsesadministratoren kan møte regelmessig med toppledelsen for å holde dem oppdatert på eventuelle endringer i anskaffelsesprosessen. Administratorer kan også tilby instruksjon og opplæring til anskaffelsespersonell, samt besøke kjøpere og leverandører. De kan også gjennomgå bud for tjenester og kontrakter for å sikre at disse budene er i samsvar med gjeldende anskaffelsespolitikk.

anaLytiske ferdigheter er viktige for en anskaffelsesadministrator, og han eller hun kan trenge å raskt gjennomgå kontrakter for å identifisere eventuelle problemer som kan komme opp. Administratorer må også ha muligheten til å bruke dataprogrammer effektivt og ha en grundig forståelse av anskaffelsesinformasjonssystemet som brukes av selskapet. Innkjøpsinformasjonssystemer brukes ofte til å lage detaljerte innkjøpsrapporter.

Anskaffelsesadministratoren gjennomfører også kostnadsanalyser og jobber med selskapets innkjøpsbudsjetter. Budsjettering er en kritisk komponent i en effektiv anskaffelsesprosess og styring av et selskap som helhet. Administratoren må bruke effektive kommunikasjonsevner og kunne vise et høyt kunnskapsnivå om kontrakts- og anskaffelsesprosessen.