Co robi administrator zamówień?
Administrator zamówień nadzoruje proces uzyskiwania usług od dostawcy, a także zarządza personelem ds. Zakupów i zakupów. Rola tego specjalisty wymaga znajomości procedur zakupu usług i towarów dla firmy. Firmy często szukają sposobów na zakup towarów po konkurencyjnej cenie, a zadaniem administratora zakupów jest nadzorowanie procesów związanych z dokonywaniem tych zakupów.
Administrator w dziale zaopatrzenia jest odpowiedzialny za zarządzanie codziennymi operacjami działu zakupów i zaopatrzenia firmy. Odpowiada za nadzór personelu, a także za przegląd umów. Administrator dokonuje również przeglądu wymagań dotyczących zakupu kontraktów, gdy firma żąda towarów i usług od dostawców. W niektórych przypadkach administrator zamówień publicznych dokona przeglądu kwalifikacji dostawców, aby upewnić się, że używana jest najlepsza i najbardziej niezawodna dostępna usługa.
W większości firm administrator zakupów podlega bezpośrednio kierownikowi wyższego szczebla. Administrator musi wziąć pod uwagę status fiskalny i możliwości firmy podczas uzyskiwania kontraktów na towary i usługi. Jest on również często odpowiedzialny za prowadzenie spotkań dotyczących zatrudniania nowego personelu, kwestii personalnych oraz potrzeb technicznych działu zakupów lub zaopatrzenia. Administratorzy mogą również przypisywać, nadzorować i weryfikować pracę personelu operacji zaopatrzenia.
Administrator zamówień może spotykać się regularnie z wyższym kierownictwem, aby być na bieżąco z wszelkimi zmianami w procesie zamówień. Administratorzy mogą również oferować instrukcje i szkolenia personelowi odpowiedzialnemu za zaopatrzenie, a także odwiedzającym nabywców i dostawców. Mogą również sprawdzać oferty usług i umów, aby upewnić się, że oferty te są zgodne z aktualnymi zasadami dotyczącymi zamówień.
Umiejętności analityczne są ważne dla administratora zamówień i może on potrzebować szybkiego przeglądu umów w celu zidentyfikowania wszelkich pojawiających się problemów. Administratorzy muszą także mieć możliwość efektywnego korzystania z aplikacji komputerowych i dokładnego zrozumienia systemu informacji o zamówieniach wykorzystywanego przez firmę. Systemy informacji o zamówieniach są często wykorzystywane do tworzenia szczegółowych raportów zakupów.
Administrator zakupów przeprowadza również analizy kosztów i współpracuje z budżetami zakupów firmy. Budżetowanie jest kluczowym elementem skutecznego procesu zakupowego i zarządzania firmą jako całością. Administrator musi wykorzystywać skuteczne umiejętności komunikacyjne i być w stanie wykazać się wysokim poziomem wiedzy na temat umowy i procesu udzielania zamówień.