Hvad gør en indkøbsadministrator?

En indkøbsadministrator fører tilsyn med processen med at få tjenester fra en leverandør samt administrere indkøb og indkøbspersonale. Den professionelle rolle kræver kendskab til procedurer for køb af tjenester og varer til en virksomhed. Virksomheder er ofte på udkig efter måder at erhverve varer til en konkurrencedygtig pris, og det er anskaffelsesadministratorens opgave at føre tilsyn med de processer, der er forbundet med at foretage disse anskaffelser.

Administratoren i en indkøbsafdeling er ansvarlig for at styre den daglige drift af en virksomheds indkøb og indkøb. Han eller hun har ansvaret for at føre tilsyn med personale samt gennemgå aftaleaftaler. Administratoren gennemgår også indkøbskrav til kontrakter, når virksomheden rekvirerer varer og tjenester fra leverandører. Der er lejligheder, hvor indkøbsadministratoren gennemgår leverandørernes kvalifikationer for at sikre, at den bedste og mest pålidelige tilgængelige service bliver brugt.

I de fleste virksomheder rapporterer indkøbsadministratoren direkte til en senior manager. Administratoren skal overveje virksomhedens finanspolitiske status og kapaciteter, når han får kontrakter om varer og tjenester. Han eller hun er også ofte ansvarlig for at gennemføre møder vedrørende ansættelse af nyt personale, personalespørgsmål og tekniske indkøbs- eller indkøbsafdelings tekniske behov. Administratorer kan også tildele, føre tilsyn med og gennemgå arbejdet hos medarbejderne med indkøb.

Indkøbsadministratoren kan mødes regelmæssigt med den øverste ledelse for at holde dem ajour med eventuelle ændringer i indkøbsprocessen. Administratorer kan også tilbyde instruktion og træning til indkøbspersonale såvel som besøgende købere og sælgere. De kan også gennemgå bud på tjenester og kontrakter for at sikre, at disse bud overholder de gældende indkøbspolitikker.

Analytiske evner er vigtige for en indkøbsadministrator, og han eller hun skal muligvis hurtigt gennemgå kontrakter for at identificere eventuelle problemer, der måtte opstå. Administratorer skal også have evnen til effektivt at bruge computerapplikationer og have en grundig forståelse af det indkøbsinformationssystem, som virksomheden bruger. Indkøbsinformationssystemer bruges ofte til at oprette detaljerede indkøbsrapporter.

Indkøbsadministratoren udfører også omkostningsanalyser og arbejder med virksomhedens indkøbsbudgetter. Budgettering er en kritisk komponent i en effektiv indkøbsproces og styring af en virksomhed som helhed. Administratoren skal bruge effektive kommunikationsevner og være i stand til at udvise et højt kendskab til kontrakt- og indkøbsprocessen.