Vad gör en upphandlingsadministratör?

En upphandlingsadministratör övervakar processen för att få tjänster från en leverantör samt hantera anskaffnings- och inköpspersonal. Den professionella rollen kräver kunskap om rutiner för inköp av tjänster och varor för ett företag. Företag letar ofta efter sätt att skaffa varor till ett konkurrenskraftigt pris, och det är upphandlingsadministratörens uppgift att övervaka de processer som är involverade i att göra dessa förvärv.

Administratören i en upphandlingsavdelning ansvarar för att hantera den dagliga verksamheten inom inköps- och upphandlingsavdelningen i ett företag. Han eller hon ansvarar för övervakning av personal och granskar avtalsavtal. Administratören granskar också inköpskrav för kontrakt när företaget söker varor och tjänster från leverantörer. Det finns tillfällen då upphandlingsadministratören granskar leverantörernas kvalifikationer för att säkerställa att den bästa och mest pålitliga tillgängliga tjänsten används.

I de flesta företag rapporterar upphandlingsadministratören direkt till en chef. Administratören måste beakta företagets finanspolitiska status och kapacitet när han får kontrakt för varor och tjänster. Han eller hon är också ofta ansvarig för att genomföra möten om anställning av ny personal, personalfrågor och tekniska behov inom inköp eller upphandling. Administratörer kan också tilldela, övervaka och granska arbetet för personal för upphandlingstjänster.

Upphandlingsadministratören kan träffas regelbundet med den högsta ledningen för att hålla dem à jour med eventuella förändringar i upphandlingsprocessen. Administratörer kan också erbjuda instruktioner och utbildning till upphandlingspersonal, såväl som besökande köpare och leverantörer. De kan också granska bud för tjänster och kontrakt för att säkerställa att dessa bud uppfyller gällande upphandlingspolicy.

Analytiska färdigheter är viktiga för en upphandlingsadministratör, och han eller hon kan behöva snabbt granska kontrakt för att identifiera eventuella problem som kan komma upp. Administratörer måste också ha förmågan att effektivt använda datorprogram och ha en grundlig förståelse för det upphandlingsinformationssystem som används av företaget. Informationssystem för upphandling används ofta för att skapa detaljerade inköpsrapporter.

Upphandlingsadministratören genomför också kostnadsanalyser och arbetar med företagets inköpsbudgetar. Budgetering är en kritisk komponent i en effektiv upphandlingsprocess och förvaltningen av ett företag som helhet. Administratören måste använda effektiva kommunikationsförmågor och kunna visa en hög kunskapsnivå om kontrakt och upphandling.