Hva gjør en innkjøpskoordinator?

Den samlede rollen som en innkjøpskoordinator er å kjøpe produkter og tjenester for sitt firma eller organisasjon. Dette kan omfatte å identifisere og undersøke potensielle leverandører, utarbeide forespørsler om forslag (RFP) for leverandører, gjennomgå forslag og forhandle om priser og vilkår. Innkjøpskoordinatorer mottar forespørsler om spesifikke produkter eller tjenester som trengs i organisasjonen og får deretter prisantydninger for disse produktene eller tjenestene. De forbereder og legger inn bestillinger hos leverandører og sporer ordre for å sikre at de blir mottatt.

Å motta produkter og tjenester i tide er veldig viktig for organisasjoner, spesielt produsenter som er avhengige av at leverandører leverer deler slik at de kan bygge sine egne produkter. Innkjøpskoordinatoren må sørge for at leverandører leverer i tide og løser problemer med leverandørene når forsendelsene er sent. Innkjøpskoordinatorer løser også problemer når innkjøpsordrer mottas med ødelagte varer, dårligere produkter eller andre problemer. Arbeid i denne rollen kan noen ganger innebære betydelige mengder reiser til leverandørnettsteder, spesielt når du forsker på leverandører og forhandler kontrakter. Innkjøpskoordinatorer forventes ofte å bidra til å redusere kostnadene for organisasjonene sine ved å forhandle frem bedre kontrakter og priser med leverandører.

Innkjøp av koordinatorer kan kjøpe produkter og tjenester for bruk av egne organisasjoner, eller de kan kjøpe engros- eller detaljhandelprodukter for å videreselge. En innkjøpskoordinator som jobber for en stor organisasjon med mange innkjøpsansatte kan være ansvarlig for spesifikke innkjøpsområder, for eksempel å utvikle RFPer eller legge inn bestillinger. I mindre organisasjoner kan innkjøpskoordinator være ansvarlig for alle fasetter av innkjøpsprosessen. I veldig små organisasjoner kan innkjøpsfunksjonen være en rolle blant flere som innehas av samme person.

Å administrere varelager for selskapet eller organisasjonen kan være en annen del av innkjøpskoordinatorjobben, noe som kan innebære bruk av datamaskindatabaser for å spore lagernivåer. Å spå når og hvor mye du kan kjøpe kan være en del av styringen av lagernivåene. Innkjøpskoordinatorer lager også statusrapporter og presentasjoner relatert til kjøp. De kan også få i oppgave å lete etter måter å forbedre kjøpsprosesser og prosedyrer på. Å dokumentere prosesser og prosedyrer kan også være en del av innkjøpskoordinatorens rolle.

Innkjøpskoordinatorer kalles noen ganger innkjøpsagenter, kjøpere eller andre lignende titler. Å bli innkjøpskoordinator kan kreve alt fra videregående vitnemål til en bachelorgrad, avhengig av arbeidsgiverens krav. Gode ​​kommunikasjonsevner for å forhandle fram kontrakter, sterk analytisk evne til å velge leverandører og gjennomgå avtalevilkår og sterke beslutningsevner er viktige egenskaper for å kjøpe koordinatorer. Det er også nyttig å være komfortabel med å jobbe med tall og ha god dataferdighet.