Was macht ein Einkaufskoordinator?
Die allgemeine Rolle eines Einkaufskoordinators besteht darin, Produkte und Dienstleistungen für sein Unternehmen oder seine Organisation zu kaufen. Dies kann das Identifizieren und Nachforschen potenzieller Lieferanten, das Vorbereiten von Angebotsanfragen (RFP) für Lieferanten, das Überprüfen von Angeboten und das Aushandeln von Preisen und Bedingungen umfassen. Die Einkaufskoordinatoren erhalten Anfragen für bestimmte Produkte oder Dienstleistungen, die in der Organisation benötigt werden, und erhalten dann Preisangebote für diese Produkte oder Dienstleistungen. Sie bereiten Bestellungen vor und erteilen sie an Lieferanten. Sie verfolgen Bestellungen, um sicherzustellen, dass sie eingehen.
Der rechtzeitige Erhalt von Produkten und Dienstleistungen ist für Unternehmen sehr wichtig, insbesondere für Hersteller, die sich darauf verlassen, dass Zulieferer Teile liefern, damit sie ihre eigenen Produkte herstellen können. Der Einkaufskoordinator muss sicherstellen, dass Lieferanten pünktlich liefern und Probleme mit Lieferanten lösen, wenn Lieferungen verspätet sind. Die Einkaufskoordinatoren beheben auch Probleme, wenn Bestellungen mit beschädigten Artikeln, minderwertigen Produkten oder anderen Problemen eingehen. Das Arbeiten in dieser Rolle kann mitunter einen erheblichen Reiseaufwand zu Lieferantenstandorten beinhalten, insbesondere wenn Lieferanten recherchiert und Verträge ausgehandelt werden. Von Einkaufskoordinatoren wird häufig erwartet, dass sie zur Kostensenkung für ihre Organisationen beitragen, indem sie bessere Verträge und Preise mit Lieferanten aushandeln.
Einkaufskoordinatoren können Produkte und Dienstleistungen zur Verwendung durch ihre eigenen Organisationen erwerben oder Groß- oder Einzelhandelsprodukte für den Wiederverkauf erwerben. Ein Einkaufskoordinator, der für eine große Organisation mit vielen Einkaufsmitarbeitern arbeitet, ist möglicherweise für bestimmte Bereiche des Einkaufs zuständig, z. B. für die Entwicklung von Ausschreibungen oder die Bestellung. In kleineren Organisationen ist der Einkaufskoordinator möglicherweise für alle Aspekte des Einkaufsprozesses verantwortlich. In sehr kleinen Organisationen kann die Einkaufsfunktion eine Rolle unter mehreren sein, die von derselben Person ausgeübt werden.
Das Verwalten des Inventars für das Unternehmen oder die Organisation kann ein weiterer Teil der Aufgabe des Einkaufskoordinators sein, bei der möglicherweise Computerdatenbanken zum Nachverfolgen des Inventarbestands verwendet werden. Die Prognose, wann und wie viel gekauft werden muss, kann Teil der Bestandsverwaltung sein. Die Einkaufskoordinatoren erstellen auch Statusberichte und Präsentationen zum Einkauf. Sie könnten auch damit beauftragt werden, nach Wegen zu suchen, um Einkaufsprozesse und -verfahren zu verbessern. Die Dokumentation von Prozessen und Abläufen kann auch Teil der Rolle des Einkaufskoordinators sein.
Einkaufskoordinatoren werden manchmal als Einkäufer, Einkäufer oder ähnliche Titel bezeichnet. Ein Einkaufskoordinator zu werden, kann je nach den Anforderungen des Arbeitgebers von einem Abitur bis zu einem Bachelor-Abschluss reichen. Gute Kommunikationsfähigkeiten bei Vertragsverhandlungen, ausgeprägte analytische Fähigkeiten bei der Lieferantenauswahl und bei der Überprüfung der Vertragsbedingungen sowie ausgeprägte Entscheidungskompetenzen sind wichtige Eigenschaften für die Einkaufskoordinatoren. Hilfreich sind auch das komfortable Arbeiten mit Zahlen und gute Computerkenntnisse.