Hvad gør en indkøbskoordinator?
En indkøbskoordinators overordnede rolle er at købe produkter og tjenester til hans eller hendes virksomhed eller organisation. Dette kan omfatte identificering og undersøgelse af potentielle leverandører, udarbejdelse af anmodninger om forslag (RFP) for leverandører, gennemgang af forslag og forhandling af priser og vilkår. Indkøbskoordinatorer modtager anmodninger om specifikke produkter eller tjenester, der er nødvendige i organisationen og får derefter pristilbud på disse produkter eller tjenester. De forbereder og afgiver indkøbsordrer hos leverandører og sporer ordrer for at sikre, at de modtages.
Modtagelse af produkter og tjenester til tiden er meget vigtigt for organisationer, især producenter, der er afhængige af leverandører til at levere dele, så de kan bygge deres egne produkter. Indkøbskoordinatoren skal sikre, at leverandører leverer til tiden og løser problemer med leverandørerne, når forsendelserne er for sent. Indkøbskoordinatorer løser også problemer, når indkøbsordrer modtages med beskadigede genstande, underordnede produkter eller andre problemer. Arbejde i denne rolle kan undertiden involvere betydelige mængder rejser til leverandørsteder, især når man undersøger leverandører og forhandler kontrakter. Indkøbskoordinatorer forventes ofte at hjælpe med at reducere omkostningerne for deres organisationer ved at forhandle bedre kontrakter og priser med leverandører.
Indkøbskoordinatorer køber muligvis produkter og tjenester til brug af deres egne organisationer, eller de kan købe engros- eller detailprodukter til videresalg. En indkøbskoordinator, der arbejder for en stor organisation med mange køberansatte, kan være ansvarlig for specifikke indkøbsområder, såsom at udvikle RFP'er eller placere ordrer. I mindre organisationer kan indkøbskoordinatoren være ansvarlig for alle aspekter af indkøbsprocessen. I meget små organisationer kan købsfunktionen muligvis være en rolle blandt flere, der besiddes af den samme person.
Håndtering af inventar til virksomheden eller organisationen kan være en anden del af indkøbskoordinatorjobbet, som kan involvere brug af computerdatabaser til at spore lagerniveauer. Forudsigelse af hvornår og hvor meget man kan købe kan være en del af styringen af lagerniveauer. Indkøbskoordinatorer opretter også statusrapporter og præsentationer relateret til køb. De kan også have til opgave at lede efter måder at forbedre indkøbsprocesser og procedurer. Dokumentation af processer og procedurer kan også være en del af indkøbskoordinatorens rolle.
Indkøbskoordinatorer kaldes undertiden købsagenter, købere eller andre lignende titler. At blive indkøbskoordinator kan kræve overalt fra et gymnasium til en bachelorgrad, afhængigt af arbejdsgiverens krav. Gode kommunikationsevner til at forhandle kontrakter, stærk analytisk evne til at vælge leverandører og gennemgå aftalevilkår og stærke beslutningsevner er vigtige egenskaber ved køb af koordinatorer. At være komfortabel med at arbejde med tal og have gode computerfærdigheder er også nyttigt.