Co robi koordynator zakupów?
Ogólna rola koordynatora zakupów polega na zakupie produktów i usług dla jego firmy lub organizacji. Może to obejmować identyfikację i badanie potencjalnych dostawców, przygotowywanie zapytań ofertowych dla dostawców, przeglądanie wniosków oraz negocjowanie cen i warunków. Koordynatorzy zakupów otrzymują zamówienia na określone produkty lub usługi potrzebne w organizacji, a następnie otrzymują oferty cenowe na te produkty lub usługi. Przygotowują i składają zamówienia u dostawców i śledzą zamówienia, aby upewnić się, że je otrzymano.
Terminowe odbieranie produktów i usług jest bardzo ważne dla organizacji, zwłaszcza producentów, którzy polegają na dostawcach części, aby mogli budować własne produkty. Koordynator zakupów musi zapewnić dostawcom terminowość dostaw i rozwiązywanie problemów z dostawcami w przypadku opóźnień w wysyłkach. Koordynatorzy zakupów rozwiązują również problemy z otrzymywaniem zamówień zakupu z uszkodzonymi przedmiotami, gorszymi produktami lub innymi problemami. Praca w tej roli może czasem wymagać znacznych podróży do miejsc dostawców, szczególnie podczas wyszukiwania dostawców i negocjowania umów. Często oczekuje się, że koordynatorzy zakupów pomogą zmniejszyć koszty dla swoich organizacji poprzez negocjowanie lepszych umów i cen z dostawcami.
Koordynatorzy zakupów mogą kupować produkty i usługi do użytku przez ich własne organizacje lub mogą kupować produkty hurtowe lub detaliczne w celu odsprzedaży. Koordynator zakupów pracujący dla dużej organizacji z wieloma pracownikami zakupów może być odpowiedzialny za określone obszary zakupów, takie jak opracowywanie zapytań ofertowych lub składanie zamówień. W mniejszych organizacjach koordynator zakupów może być odpowiedzialny za wszystkie aspekty procesu zakupu. W bardzo małych organizacjach funkcja zakupów może być jedną z wielu funkcji tej samej osoby.
Zarządzanie zapasami dla firmy lub organizacji może być kolejną częścią zadania koordynatora zakupów, która może obejmować wykorzystanie komputerowych baz danych do śledzenia poziomów zapasów. Prognozowanie, kiedy i ile kupić, może być częścią zarządzania poziomami zapasów. Koordynatorzy zakupów tworzą również raporty o stanie i prezentacje związane z zakupami. Może im też powierzyć zadanie znalezienia sposobów na ulepszenie procesów i procedur zakupowych. Procesy i procedury dokumentowania mogą również być częścią roli koordynatora zakupów.
Koordynatorzy zakupów są czasami nazywani agentami zakupów, nabywcami lub innymi podobnymi tytułami. Stanie się koordynatorem zakupów może wymagać od dyplomu ukończenia szkoły średniej do stopnia licencjata, w zależności od wymagań pracodawcy. Dobra umiejętność komunikacji w negocjowaniu umów, silna zdolność analityczna w zakresie wyboru dostawców i przeglądu warunków umownych oraz silne zdolności decyzyjne są ważnymi cechami dla koordynatorów zakupów. Pomocna jest także wygodna praca z liczbami i dobra znajomość obsługi komputera.