Hva er et bevilgningsforslag?

Hvert år tilbyr den amerikanske regjeringen sammen med private stiftelser og offentlige selskaper milliarder av dollar i finansiering til enkeltpersoner og organisasjoner som skal brukes til spesifikke prosjekter. Denne finansieringen, som kalles et tilskudd , krever ingen tilbakebetaling så lenge den brukes til å finansiere prosjektet det ble tildelt. Tilskudd kan gis til enkeltpersoner, ideelle organisasjoner eller ideelle organisasjoner, veldedige organisasjoner eller utdanningsfasiliteter. For å få et tilskudd, må imidlertid den potensielle mottakeren sende en formell forespørsel til organisasjonen. Denne forespørselen kalles et tilskuddsforslag .

Bevilgningsforslag kan sendes inn på en rekke måter. Noen organisasjoner gir et søknadsskjema, mens andre krever at forespørgeren sender inn et skriftlig dokument, kalt et fullstendig tilskuddsforslag. Kravene for å fullføre tilskuddsforslaget er normalt stavet i en anmodning om forslag (RFP) som fungerer som en retningslinje for utarbeidelse av tilskuddsforslaget.

Å utarbeide et vellykket tilskuddsforslag innebærer vanligvis å følge en standard prosess. Når de berørte parter, ofte referert til som interessenter, har bestemt at tilskuddet vil passe byråets eller organisasjonens behov, bør tilskuddsforfatteren eller administratoren gjennomgå RFP. Spesiell oppmerksomhet bør rettes mot formatering, sidetelling og alle nødvendige komponenter for kvalifisering. Personen som er ansvarlig for å skrive bevilgningsforslaget, bør deretter utarbeide et omriss eller standardformatark som skal følges av alle som er involvert i skriveprosessen.

Normalt består et bevilgningsforslag av visse settkomponenter. Et følgebrev er nesten alltid påkrevd, og selv om dette må være kortfattet, bør det også oppsummere bevilgningsforslaget riktig. Forsendelsesbrevet skal inneholde informasjon om søkeren, hvordan pengene skal brukes og fremtredende informasjon om hvorfor søkeren passer godt for finansieringen.

Innenfor tildelingsforslaget skal søkeren gi en vurdering av byråets behov, og deretter ta opp de spesifikke målene byrået håper å oppnå med den finansieringen. En detaljert oversikt over det foreslåtte programmet må også gis. Denne planen vil detaljere hvordan pengene skal brukes, og inkluderer en tidslinje for å oppnå de uttalte målene. Tilskuddsforslaget må også beskrive virkemidlene for å oppnå disse målene.

Et tilskuddsforslag tilbyr vanligvis spesifikasjoner om forespørselens kvalifikasjoner, inkludert opplysninger om nøkkelpersoner, sammendrag fra tidligere resultater og oversikt over byråets økonomiske status. Ofte er det også nødvendig med et foreløpig budsjett. Til slutt skal en oversiktlig seksjon sendes inn, innkapslende viktige punkter og gi en rask oversikt over det foreslåtte programmet. Hvis RFP tillater det, kan et vedlegg brukes til å støtte dokumentasjon, full bios eller annen relevant informasjon som vil være med på å gjøre saken til tildelingen.

I løpet av de siste årene har det blitt standard praksis for finansieringsbyråer å be om et kort henvendelsesbrev fra potensielle søkere før et fullstendig tilskuddsforslag legges fram. Dette hjelper til med å luke ut søkere hvis mål ikke samsvarer med bevilgernes oppdrag. Denne prosessen forhindrer også at byråer bruker mye tid og penger på å sette sammen fulle tilskuddsforslag for penger som de enten ikke er kvalifiserte eller ikke er i stand til å utnytte fullt ut.

Vellykket skriving av forslag til forslag krever nøye organisering, planlegging og dyktig gjennomføring. Ofte blir et team dannet for å håndtere å skrive forskjellige seksjoner, og en person som er tiltalt for å sette sammen det endelige produktet. Hvert tilskuddsforslag må redigeres nøye og leses både for innhold og formatering. Noen ganger er forskjellen mellom å bli tildelt den forespurte finansieringen og å tape på små detaljer.