Vad är ett bidragsförslag?
Varje år erbjuder den amerikanska regeringen tillsammans med privata stiftelser och offentliga företag miljarder dollar i finansiering till individer och organisationer som ska användas för specifika projekt. Denna finansiering, som kallas ett bidrag , kräver ingen återbetalning så länge den används för att finansiera projektet för vilket det avsattes. Bidrag kan beviljas till individer, ideella företag eller ideella företag, välgörenhetsorganisationer eller utbildningsanläggningar. För att få ett bidrag måste emellertid den potentiella mottagaren lämna en formell begäran till organisationen. Denna begäran kallas ett bidragsförslag .
Bidragsförslag kan lämnas in på olika sätt. Vissa organisationer tillhandahåller ett ansökningsformulär, medan andra kräver att den sökande lämnar in ett skriftligt dokument, kallat ett fullständigt bidragsförslag. Kraven för att slutföra bidragsförslaget anges normalt i en begäran om förslag (RFP) som fungerar som riktlinje för att förbereda bidragsförslaget.
Att förbereda ett framgångsrikt bidragsförslag innebär vanligtvis att följa en standardprocess. När de berörda parterna, ofta kallad intressenter, har fastställt att bidraget kommer att passa byråns eller organisationens behov, bör bidragsförfattaren eller administratören granska RFP. Särskild uppmärksamhet bör ägnas åt formatering, sidantal och alla nödvändiga komponenter för kvalificering. Den person som ansvarar för att skriva bidragsförslaget bör sedan utarbeta en disposition eller ett standardformatblad som ska följas av alla som är involverade i skrivprocessen.
Normalt består ett bidragsförslag av vissa uppsatta komponenter. Ett brev är nästan alltid obligatoriskt, och även om det måste vara kortfattat, bör det också sammanfatta bidragsförslaget korrekt. Täckebrevet bör innehålla information om den sökande, hur pengarna kommer att användas och viktig information om varför den sökande lämpar sig för finansieringen.
Inom ramen för bidragsförslaget måste den sökande ge en bedömning av byråns behov och sedan ta itu med de specifika mål som byrån hoppas uppnå med den finansieringen. En detaljerad beskrivning av det föreslagna programmet måste också tillhandahållas. Denna plan kommer att beskriva hur pengarna kommer att användas och inkludera en tidslinje för att uppnå de angivna målen. Bidragsförslaget måste också beskriva hur medel för att uppnå dessa mål kommer att mätas.
Ett bidragsförslag erbjuder vanligtvis detaljer om begärarens kvalifikationer, inklusive biografer från nyckelpersoner, sammanfattningar av tidigare resultat och en översikt över byråns ekonomiska status. Ofta krävs också en preliminär budget. Slutligen bör ett sammanfattande avsnitt skickas in, innehålla viktiga punkter och ge en snabb överblick över det föreslagna programmet. Om RFP tillåter det, kan en bilaga användas för att stödja dokumentation, fullständiga bios eller annan relevant information som kommer att hjälpa till att göra fallet för utmärkelsen.
Under de senaste åren har det blivit standardpraxis för finansieringsorgan att begära ett kort utredningsbrev från blivande sökande innan ett fullständigt bidragsförslag lämnas in. Detta hjälper till att rensa bort de sökande vars mål inte matchar bidragsgivarens uppdrag. Denna process hindrar också byråer att spendera mycket tid och pengar på att sätta ihop fullständiga bidragsförslag för pengar som de antingen inte är kvalificerade eller inte kan utnyttja till fullo.
Framgångsrik skrivning av bidragsförslag kräver noggrann organisering, planering och skickligt utförande. Ofta bildas ett team för att hantera att skriva olika sektioner, och en person som är ansvarig för att sätta ihop slutprodukten. Varje bidragsförslag måste noggrant redigeras och läsas både för innehåll och formatering. Ibland är skillnaden mellan att tilldelas den begärda finansieringen och förlora i små detaljer.