Hva er en justert prøvebalanse?
En justert prøvebalanse inkluderer en serie transaksjoner som brukes til å korrigere feil og fordele verdiene på nytt. En prøvebalanse er en fullstendig liste over alle hovedbokskontoer som brukes til å spore forretningsvirksomhet og verdiene deres. Prøvebalansen brukes til å lage resultatregnskap, balanse og kontantstrømdokumenter. Alle disse rapportene danner årsregnskapet som blir gitt til investorer, finansieringsselskaper og bedriftseiere.
Når en bedrift startes, opprettes hovedbokskontoer for å gjøre rede for de forskjellige aktivitetene som kreves for å drive en virksomhet. De faktiske kontonavnene kan variere, men kontoenes hovedformål er standard. Hver virksomhet må følge med på kontanter, kundefordringer og fordringer, lønn, lån og beløpet som er investert i virksomheten.
På slutten av regnskapsåret gjennomgås prøvebalansen for å sikre at verdiene i hver konto er nøyaktige og fullstendige. Under denne prosessen kan feil og utelatelser identifiseres. En liste eller journal over feilene opprettes og administreres av regnskapsfører som en del av gjennomgangsprosessen. Effekten av disse endringene kan sees i den justerte prøvebalansen.
Noen nødvendige justeringer av prøvebalansekontoer er ikke fokusert på feilretting, men på avklaring. For eksempel kan en enkelt konto for investeringer brukes til å spore all investeringsaktivitet. Hvis det var en blanding av langsiktige og kortsiktige investeringer i løpet av året, kan det være bedre å opprette separate hovedbokskontoer og justere verdiene for å gjenspeile denne separasjonen. Denne endringen vil øke klarheten og kan brukes til å spore ytelse på lang sikt.
Det er internasjonalt aksepterte standarder som styrer beslutninger om hva som er inkludert i prøvebalansen, godkjente justeringer og prosedyrer for vanlige scenarier. Disse godkjente regnskapsprosedyrene (GAAP) er ganske detaljerte og gir instruksjoner for å sikre at det er konsistens i finansiell rapportering. Regnskapsnotatene bør føre opp eventuelle avvik fra GAAP.
Før regnskapspostene er stengt for året, blir listen over korrigerende oppføringer lagt ut i regnskapssystemet. Disse justeringene har direkte innvirkning på årsregnskapet og opprettholdes vanligvis i et separat dokument eller et bindemiddel. Hver oppføring inneholder referanse til støttedokumentasjon eller en forklaring på justeringen. I noen tilfeller kan ikke justeringene legges inn i det økonomiske systemet, men gjøres direkte på prøvebalansen.
Den endelige versjonen, etter at alle justeringene er gjort, er kjent som den justerte prøvebalansen. Avstemming mellom de opprinnelige og justerte versjoner bør omfatte alle transaksjonene som er oppført i justeringsjournalen. Regnskapet kan deretter utstedes ved å bruke verdiene og regnskapet som er oppført i den justerte prøvebalansen.