Hva er en informasjonssirkulær?

Informasjonsskriv er et av de flere dokumentene som er utstedt av en virksomhet og videresendt til selskapets aksjonærer. Formålet med rundskrivene er å informere investorene om kommende saker som vil bli diskutert på neste ordinære generalforsamling. Avhengig av virksomhetens art, kan et informasjonssirkulære ledsages av en fullmakt, slik at investorer som ikke kan delta på møtet, fortsatt kan delta i beslutningsprosessen.

Det er flere grunner til å opprette og distribuere et informasjonssirkulær. En veldig vanlig årsak har å gjøre med kommende valg til styret. Rundskrivet fungerer ikke bare som en påminnelse til aksjonærene om det forestående valget, men er ofte ledsaget av viktig informasjon om bakgrunnen, kvalifikasjonene og legitimasjonen til alle kandidater til de åpne styrevervene. Dette gjør det mulig for hver aksjeeier å ta et informert vedtak når tiden kommer for å avgi sin stemme.

Et informasjonssirkulær kan også brukes som et middel til å ta opp andre spørsmål enn valg. For eksempel kan et rundskriv distribueres hvis en foreslått fusjon er blitt gitt til styremedlemmene. Avhengig av vedtektene og andre stiftelsesdokumenter til selskapet, er det ofte behovet for at minst et flertall av aksjonærene skal stemme for fusjonen før den kan finne sted. Rundskrivet inneholder ofte informasjon om de foreslåtte vilkårene for fusjonen, hva en fusjon vil bety for nåværende investorer og andre viktige data som bør vurderes før avstemningen faktisk finner sted.

Den samme generelle funksjonen kan brukes når selskapet står overfor muligheten for en utkjøp, eller trusselen om et fiendtlig overtakelse. Nok en gang varsler informasjonssirkulæret investorer om situasjonen, gir relevante data om mulige tiltak som kan gjøres, og oppfordrer aksjonærene til å delta i prosessen med å avgjøre hvordan selskapet skal svare. Dette kan omfatte å akseptere utkjøpstilbudet, samtykke i å selge selskapets raider et kontrollerende antall aksjer, eller velge en løsning som bringer det fiendtlige forsøket til å stanse.

Selv i tider der virksomheten fortsetter som vanlig, vil aksjonærene sannsynligvis motta et grunnleggende informasjonssirkulær på et tidspunkt før generalforsamlingen for aksjeeiere. Møtet kan hovedsakelig bestå av å gjenskape hendelser siden forrige møte, og utføre grunnleggende oppgaver som må gjennomgås og gjennomføres hvert år. Rundskrivet kan også inneholde eller ledsages av dokumenter som beskriver selskapets generelle resultat de siste tolv månedene, inkludert data om fortjeneste og tap.