Che cos'è una circolare informativa?
Le circolari informative sono uno dei numerosi documenti che vengono emessi da un'azienda e trasmessi agli azionisti dell'azienda. Lo scopo delle circolari è quello di informare gli investitori in merito a questioni imminenti che saranno discusse nella prossima assemblea ordinaria regolarmente programmata. A seconda della natura dell'attività, una circolare informativa può essere accompagnata da una delega, che consente agli investitori che non possono partecipare alla riunione di partecipare ancora al processo decisionale.
Esistono diverse ragioni per la creazione e la distribuzione di una circolare informativa. Una ragione molto comune ha a che fare con le imminenti elezioni del Consiglio di amministrazione. La circolare non solo serve da promemoria per gli azionisti delle imminenti elezioni, ma è spesso accompagnata da informazioni importanti sullo sfondo, le qualifiche e le credenziali di tutti i candidati per le posizioni aperte del Consiglio. Ciò consente a ciascun azionista di prendere una decisione informata quando arriva il momento di esprimere il proprio voto.
Una circolare informativa può anche essere utilizzata come mezzo per affrontare questioni diverse dalle elezioni. Ad esempio, una circolare può essere distribuita se una proposta di fusione è stata messa ai membri del Consiglio. A seconda dello statuto e degli altri documenti istitutivi della società, è spesso necessario che almeno la maggioranza degli azionisti voti a favore della fusione prima che possa avvenire. La circolare spesso include informazioni sui termini proposti della fusione, sul significato di una fusione per gli investitori attuali e su altri dati essenziali che dovrebbero essere considerati prima che il voto abbia effettivamente luogo.
La stessa funzione generale può essere assunta quando la società si trova di fronte alla possibilità di un acquisto o alla minaccia di un'acquisizione ostile. Ancora una volta, la circolare informativa avvisa gli investitori della situazione, fornisce dati pertinenti sulle possibili azioni che possono essere intraprese ed esorta gli azionisti a partecipare al processo di determinazione del modo in cui la società dovrebbe rispondere. Ciò può includere l'accettazione dell'offerta di acquisto, l'accettazione di vendere al predatore aziendale un numero di azioni di controllo o la scelta di una soluzione che interrompa il tentativo ostile.
Anche nei periodi in cui gli affari procedono normalmente, è probabile che gli azionisti ricevano una circolare informativa di base ad un certo punto prima dell'assemblea generale annuale degli azionisti. La riunione può consistere principalmente nel ricapitolare gli eventi dall'ultima riunione e nell'eseguire attività di base che devono essere riviste e completate ogni anno. La circolare può anche includere o essere accompagnata da documenti che descrivono in dettaglio le prestazioni generali della società negli ultimi dodici mesi, inclusi i dati sugli utili e sulle perdite.