Was ist ein Informationsrundschreiben?

Informationsrundschreiben sind eines von mehreren Dokumenten, die von einem Unternehmen herausgegeben und an die Aktionäre des Unternehmens weitergeleitet werden. Ziel der Rundschreiben ist es, die Anleger über anstehende Themen zu informieren, die auf der nächsten planmäßigen Hauptversammlung erörtert werden. Abhängig von der Art des Geschäfts kann ein Informationsrundschreiben von einem Bevollmächtigten begleitet werden, sodass Anleger, die nicht an der Sitzung teilnehmen können, weiterhin am Entscheidungsprozess teilnehmen können.

Es gibt verschiedene Gründe für die Erstellung und Verteilung eines Informationsrundschreibens. Ein sehr häufiger Grund sind anstehende Wahlen zum Verwaltungsrat. Das Rundschreiben dient nicht nur als Erinnerung an die bevorstehenden Wahlen, sondern wird häufig mit wichtigen Informationen zu Hintergrund, Qualifikationen und Mandaten aller Kandidaten für die offenen Verwaltungsratsmandate versehen. Dies ermöglicht es jedem Aktionär, eine fundierte Entscheidung zu treffen, wenn der Zeitpunkt für die Stimmabgabe gekommen ist.

Ein Informationsrundschreiben kann auch dazu verwendet werden, andere Themen als Wahlen anzusprechen. Beispielsweise kann ein Rundschreiben verteilt werden, wenn den Vorstandsmitgliedern ein Zusammenschlussvorschlag unterbreitet wurde. Abhängig von der Satzung und anderen Gründungsdokumenten der Gesellschaft muss häufig mindestens die Mehrheit der Aktionäre für die Fusion stimmen, bevor sie stattfinden kann. Das Rundschreiben enthält häufig Informationen zu den vorgeschlagenen Bedingungen des Zusammenschlusses, was ein Zusammenschluss für derzeitige Anleger bedeuten würde, und andere wichtige Daten, die berücksichtigt werden sollten, bevor die Abstimmung tatsächlich stattfindet.

Dieselbe allgemeine Funktion kann angewendet werden, wenn das Unternehmen die Möglichkeit eines Buy-outs oder die Gefahr einer feindlichen Übernahme hat. Das Informationsrundschreiben weist die Anleger erneut auf die Situation hin, liefert relevante Daten zu möglichen Maßnahmen und fordert die Aktionäre nachdrücklich auf, sich an der Festlegung der Reaktion des Unternehmens zu beteiligen. Dies kann die Annahme des Übernahmeangebots, die Zustimmung zum Verkauf einer kontrollierenden Anzahl von Aktien an das Unternehmen oder die Wahl einer Lösung umfassen, die den feindseligen Versuch zum Erliegen bringt.

Selbst in Zeiten eines normalen Geschäftsverlaufs werden die Aktionäre voraussichtlich vor der Hauptversammlung ein Rundschreiben mit grundlegenden Informationen erhalten. Die Besprechung kann hauptsächlich darin bestehen, Ereignisse seit der letzten Besprechung zusammenzufassen und grundlegende Aufgaben auszuführen, die jedes Jahr überprüft und abgeschlossen werden müssen. Dem Rundschreiben können auch Unterlagen beigefügt sein, aus denen die allgemeine Leistung des Unternehmens in den letzten zwölf Monaten hervorgeht, einschließlich Daten zu Gewinnen und Verlusten.