Was ist ein Buchhaltungsbuch?
Ein Buchhaltungsbuch ist ein Tool, mit dem Unternehmen Geldtransaktionen verfolgen können. Es enthält normalerweise Abschnitte für Rechnungsnummern, eine Beschreibung der Transaktion und den Betrag. Dieses Hauptbuch kann in einem Buchhaltungssystem mit einfacher oder doppelter Erfassung verwendet werden und kann manchmal elektronisch sein. Papierbücher werden normalerweise in einem Ordner mit drei Ringordnern oder einer Datei gespeichert, während elektronische Sorten in einer Datenbank oder auf einer externen Festplatte gespeichert werden können.
Mit dem Cashflow Schritt zu halten, ist ein wichtiger Bestandteil jedes Geschäfts. Die meisten Unternehmen führen dazu ein Buch. Viele Buchhaltungsjournale folgen einem ähnlichen Format und enthalten Abschnitte zu Datum, Art der Transaktion und Betrag. Eine Hauptbuchseite enthält häufig separate Spalten für Belastungen und Gutschriften. Dies kann das Hinzufügen oder Entfernen von Elementen vereinfachen, sodass immer ein laufender Kontostand verfügbar ist.
Es gibt zwei grundlegende Arten von Buchhaltungsbüchern: Einzel- oder Doppelbuchung. In einem Ledger mit einfacher Buchung werden möglicherweise nur Belastungen oder Gutschriften angezeigt, während die Methode mit doppelter Buchung die Aufteilung dieser Kategorien in einzelne Konten ermöglicht. Ledger, die Einzelbuchungen ermöglichen, sind für kleine Unternehmen mit relativ geringen Kosten möglicherweise am besten geeignet. Ein doppeltes Buch könnte eine gute Idee sein, wenn Unternehmen aufgefordert werden, die Finanzen eines Kunden zu verwalten, oder ein Budget für verschiedene Abteilungen innerhalb der Organisation festlegen möchten.
Während viele Unternehmen ein manuelles Buchhaltungsbuch verwenden, könnte dieses Dokument auch in elektronischem Format geführt werden. Es gibt eine Reihe von Softwareprogrammen, mit denen Unternehmen Buchhaltungsjournale erstellen und verwalten können. Diese können auch mithilfe einer Tabellenkalkulationsdatenbank entwickelt werden. Einige Buchhalter verwenden sowohl ein manuelles als auch ein elektronisches Hauptbuch. Dies kann jedoch häufig ungenau sein, wenn die Zahlen nicht korrekt umgesetzt werden. Wenn der Zugriff auf elektronische Buchhaltungsunterlagen problematisch ist, können elektronische Geschäftsbücher ausgedruckt und zur späteren Verwendung im Falle eines Stromausfalls oder eines Computerabsturzes abgelegt werden.
Papierbücher können in einem Notizbuch mit drei Ringen oder in einem Aktenordner mit Zinken aufbewahrt werden. Meistens wird ein Buchhaltungsbuch chronologisch gespeichert, mit dem neuesten Journalblatt voran. Bei vielen Softwareanbietern können Aufzeichnungen elektronisch gespeichert werden, und dies erfolgt häufig automatisch, wenn einem Programm Informationen hinzugefügt werden. Die Aufbewahrungsdauer von Informationen in einer Datenbank kann variieren, sodass viele Buchhalter ältere Datensätze stattdessen auf einem Flash-Laufwerk speichern möchten. Unabhängig davon, wie Aufzeichnungen gespeichert werden, kann ein einfacher Zugriff für Unternehmer von großem Vorteil sein, wenn sie Einkommensteuererklärungen abgeben.