Wat is een boekhoudboek?

Een boekhoudboek is een hulpmiddel dat wordt gebruikt om bedrijven te helpen bij het bijhouden van monetaire transacties. Het bevat normaal gesproken secties voor factuurnummers, een beschrijving van de transactie en het bedrag. Dit grootboek kan in een enkel of dubbel boekhoudsysteem worden gebruikt en kan soms elektronisch zijn. Papieren grootboeken worden normaal gesproken opgeslagen in een map met drie ringen of in een map, terwijl elektronische variëteiten kunnen worden onderhouden in een database of op een externe harde schijf.

Het bijhouden van de cashflow is een belangrijk onderdeel van elk bedrijf. De meeste bedrijven doen dit door een grootboek bij te houden. Veel boekhoudkundige tijdschriften volgen een vergelijkbaar formaat, met secties voor de datum, het type transactie en het bedrag. Een grootboekpagina heeft vaak afzonderlijke kolommen voor afschrijvingen en credits. Dit kan het gemakkelijk maken om items toe te voegen of af te trekken, zodat er altijd een lopende balans beschikbaar is.

Er zijn twee basistypen boekhoudkundig grootboek: enkele of dubbele invoer. Een grootboek mag alleen debet of credits tonen, terwijl de dubbele boekmethode het mogelijk maakt deze categorieën op te splitsen in individuele rekeningen. Grootboeken die afzonderlijke invoer mogelijk maken, zijn misschien het beste voor een klein bedrijf met relatief weinig kosten. Een grootboek met dubbele invoer kan een goed idee zijn wanneer bedrijven wordt gevraagd om de financiën van een klant af te handelen of een budget voor verschillende afdelingen binnen de organisatie wenst aan te wijzen.

Hoewel veel bedrijven een handboek voor boekhouding gebruiken, kan dit document ook in elektronisch formaat worden onderhouden. Er zijn een aantal softwareprogramma's waarmee bedrijven boekhouddagboeken kunnen maken en bijhouden. Deze kunnen ook worden ontwikkeld met behulp van een spreadsheet-database. Sommige accountants gebruiken zowel een handmatig als elektronisch grootboek, maar dit kan vaak onnauwkeurig zijn als nummers niet correct worden omgezet. Als toegang tot elektronische boekhoudkundige gegevens een probleem is, kunnen elektronische grootboeken worden afgedrukt en vervolgens worden opgeslagen voor later gebruik in geval van een stroomstoring of een computercrash.

Papieren grootboeken kunnen worden bewaard in een notitieblok met 3 ringen of een bestandsmap met tanden. Meestal wordt een boekhoudboek in chronologische volgorde opgeslagen, met het nieuwste dagboekblad voorop. Veel softwareproviders staan ​​toe dat records elektronisch worden opgeslagen, en dit gebeurt vaak automatisch wanneer informatie aan een programma wordt toegevoegd. De tijdsduur dat een database informatie kan bewaren, varieert, dus veel accountants bewaren liever oudere records op een flashstation. Ongeacht de manier waarop records worden opgeslagen, kan het gemakkelijk zijn om er eenvoudig toegang toe te krijgen wanneer ondernemers aangiften inkomstenbelasting indienen.