Hva er en bokføringsbok?
En bokføringsbok er et verktøy som brukes til å hjelpe bedrifter med å holde rede på pengetransaksjoner. Den inneholder vanligvis seksjoner for fakturanummer, en beskrivelse av transaksjonen og beløp. Denne hovedboken kan brukes i et enkelt eller dobbeltoppføringsregnskapssystem og kan noen ganger være elektronisk. Papirhovedbok lagres normalt i et tre-rings bindemiddel eller en filmappe, mens elektroniske varianter kan opprettholdes i en database eller på en ekstern harddisk.
Å følge med på kontantstrømmen er en viktig del av enhver virksomhet. De fleste selskaper gjør dette ved å opprettholde en bokføringsbok. Mange regnskapstidsskrifter følger et lignende format, som inneholder seksjoner for dato, type transaksjon og beløp. En hovedbokside har ofte separate kolonner for belastning og kreditt. Dette kan gjøre det enkelt for elementer å bli lagt til eller trekke fra, slik at en løpende saldo alltid er tilgjengelig.
Det er to grunnleggende typer bokføringsbok: enkelt eller dobbelt oppføring. En enkelt hovedbok kan bare vise debet eller kreditt mens dobbeltoppføringsmetoden gjør at disse kategoriene kan deles inn i individuelle kontoer. Regnskap som åpner for enkeltoppføringer kan være best for en liten bedrift med relativt få utgifter. En hovedbok med dobbel oppføring kan være en god ide når selskaper blir bedt om å håndtere en kundes økonomi eller ønsker å utpeke et budsjett for forskjellige avdelinger i organisasjonen.
Mens mange selskaper bruker en manuell bokføringsbok, kan dette dokumentet også opprettholdes i elektronisk format. Det er en rekke programmer som lar virksomheter opprette og vedlikeholde regnskapstidsskrifter. Disse kan også utvikles ved å bruke en regnearkdatabase. Noen regnskapsførere bruker både en manuell og elektronisk hovedbok, men dette kan ofte være unøyaktig hvis tall ikke er transponert riktig. Hvis det er et problem å få tilgang til elektroniske regnskapsposter, kan elektroniske reskontroer skrives ut og deretter arkiveres for senere bruk i tilfelle strømbrudd eller datamaskinbrudd.
Papirbokser kan oppbevares i en 3-rings bærbar datamaskin eller en filmappe med tapper. Det meste av tiden lagres en bokføringshovedbok kronologisk, med det siste journalbladet foran. Mange programvareleverandører gjør det mulig å lagre poster elektronisk, og dette gjøres ofte automatisk når informasjon legges til et program. Hvor lang tid en database kan oppbevare informasjon varierer, så mange regnskapsførere liker å lagre eldre poster på en flash-stasjon i stedet. Uansett hvordan poster er lagret, kan det å ha tilgang til dem lett være veldig gunstig for bedriftseiere når de innleverer selvangivelse.