Vad är en bokföringsbok?
En bokföringsbok är ett verktyg som används för att hjälpa företag att hålla reda på monetära transaktioner. Det innehåller normalt avsnitt för fakturanummer, en beskrivning av transaktionen och belopp. Denna huvudbok kan användas i antingen ett enda eller två bokföringssystem och kan ibland vara elektroniskt. Pappersbokar lagras vanligtvis i ett tre-ringar bindemedel eller filmapp, medan elektroniska sorter kan bevaras i en databas eller på en extern hårddisk.
Att hålla jämna steg med kassaflödet är en viktig del av alla affärer. De flesta företag gör detta genom att upprätthålla en bokföringsbok. Många redovisningstidsskrifter följer ett liknande format, som innehåller avsnitt för datum, typ av transaktion och belopp. En huvudbokssida har ofta separata kolumner för debiteringar och krediter. Detta kan göra det enkelt för artiklar att läggas till eller subtraheras så att en löpande balans alltid finns tillgänglig.
Det finns två grundläggande typer av bokföringsbok: enkel eller dubbel post. En enstaka postbok får endast visa debiteringar eller krediter medan metoden med dubbel post gör det möjligt att dela upp dessa kategorier i enskilda konton. Ledningar som tillåter enskilda poster kan vara bäst för ett litet företag med relativt få utgifter. En storbok med dubbel inträde kan vara en bra idé när företag blir ombedda att hantera en klients ekonomi eller vill utse en budget för olika avdelningar inom organisationen.
Medan många företag använder en manuell bokföringsbok, kan detta dokument också upprätthållas i elektroniskt format. Det finns ett antal program som gör det möjligt för företag att skapa och underhålla redovisningstidsskrifter. Dessa kan också utvecklas genom att använda en kalkyldatabas. Vissa revisorer använder både en manuell och elektronisk bokbok, men det kan ofta vara felaktigt om siffrorna inte transponeras korrekt. Om det är ett problem att få tillgång till elektroniska bokföringsregister, kan elektroniska bokar skrivas ut och sedan arkiveras för senare användning vid strömavbrott eller datorkrasch.
Pappersbokar kan förvaras i en 3-rings anteckningsbok eller en filmapp med utsprång. Det mesta av tiden lagras en bokföringsbok stort kronologiskt, med det senaste tidskriftbladet framför. Många mjukvaruleverantörer gör det möjligt att spara poster elektroniskt, och det görs ofta automatiskt när information läggs till i ett program. Hur länge en databas kan hålla information varierar, så många revisorer vill spara äldre poster på en flashenhet istället. Oavsett hur poster lagras kan det vara mycket fördelaktigt för företagare att kunna komma åt dem enkelt när de lämnar in inkomstdeklarationer.