O que é um livro de contabilidade?
Um livro de contabilidade é uma ferramenta usada para ajudar as empresas a acompanhar as transações monetárias. Normalmente contém seções para números de fatura, uma descrição da transação e valor. Esse livro pode ser usado em um sistema contábil de entrada única ou dupla e, às vezes, pode ser eletrônico. Os livros contábeis geralmente são armazenados em uma pasta de três anéis ou em um arquivo, enquanto as variedades eletrônicas podem ser mantidas em um banco de dados ou em um disco rígido externo.
Acompanhar o fluxo de caixa é uma parte importante de qualquer negócio. A maioria das empresas faz isso mantendo um livro contábil. Muitos diários de contabilidade seguem um formato semelhante, contendo seções para a data, tipo de transação e valor. Uma página contábil geralmente possui colunas separadas para débitos e créditos. Isso pode facilitar a adição ou subtração de itens, para que um saldo em execução esteja sempre disponível.
Existem dois tipos básicos de contabilidade: entrada única ou dupla. Um registro contábil único pode mostrar apenas débitos ou créditos, enquanto o método de entrada dupla permite que essas categorias sejam divididas em contas individuais. Razões que permitem entradas únicas podem ser melhores para uma empresa de pequeno porte com relativamente poucas despesas. Um razão de entrada dupla pode ser uma boa idéia sempre que as empresas são solicitadas a lidar com as finanças de um cliente ou desejam designar um orçamento para vários departamentos da organização.
Embora muitas empresas usem um livro de contabilidade manual, este documento também pode ser mantido em formato eletrônico. Existem vários programas de software que permitem às empresas criar e manter diários de contabilidade. Eles também podem ser desenvolvidos usando um banco de dados de planilha. Alguns contadores usam o razão manual e o eletrônico, mas isso pode ser impreciso se os números não forem transpostos corretamente. Se o acesso a registros contábeis eletrônicos for um problema, os livros eletrônicos poderão ser impressos e arquivados para uso posterior em caso de falta de energia ou falha no computador.
Os livros contábeis podem ser guardados em um bloco de anotações de 3 toques ou em uma pasta de arquivo com pinos. Na maioria das vezes, um livro contábil é armazenado cronologicamente, com a última folha de diário à frente. Muitos fornecedores de software permitem que os registros sejam salvos eletronicamente, e isso geralmente é feito automaticamente sempre que informações são adicionadas a um programa. A duração do tempo em que um banco de dados pode manter as informações varia; muitos contadores gostam de salvar registros mais antigos em uma unidade flash. Independentemente de como os registros são armazenados, a capacidade de acessá-los facilmente pode ser muito benéfica para os proprietários de empresas sempre que eles estiverem apresentando declarações de imposto de renda.