Co to jest księga rachunkowa?
Księga rachunkowa jest narzędziem służącym do śledzenia transakcji pieniężnych przez firmy. Zwykle zawiera sekcje z numerami faktur, opisem transakcji i kwotą. Ta księga może być używana w systemie księgowym z jednym lub dwoma wpisami, a czasem może być elektroniczna. Papierowe księgi rachunkowe są zwykle przechowywane w segregatorze lub segregatorze z trzema pierścieniami, natomiast odmiany elektroniczne można przechowywać w bazie danych lub na zewnętrznym dysku twardym.
Nadążanie za przepływami pieniężnymi jest ważną częścią każdego biznesu. Większość firm robi to poprzez prowadzenie księgi rachunkowej. Wiele arkuszy księgowych ma podobny format, zawierający sekcje dotyczące daty, rodzaju transakcji i kwoty. Strona księgi często ma osobne kolumny dla obciążeń i kredytów. Może to ułatwić dodawanie lub odejmowanie elementów, dzięki czemu saldo bieżące jest zawsze dostępne.
Istnieją dwa podstawowe typy ksiąg rachunkowych: zapis pojedynczy lub podwójny. Księga pojedynczego zapisu może pokazywać tylko polecenia zapłaty lub kredyty, natomiast metoda podwójnego zapisu pozwala na podział tych kategorii na poszczególne konta. Księgi, które pozwalają na pojedyncze wpisy, mogą być najlepsze dla małej firmy ze stosunkowo niewielkimi wydatkami. Księga podwójnego zapisu może być dobrym pomysłem, gdy firmy są proszone o obsługę finansów klienta lub chcą wyznaczyć budżet dla różnych działów w organizacji.
Chociaż wiele firm korzysta z ręcznej księgi rachunkowej, dokument ten można również przechowywać w formacie elektronicznym. Istnieje wiele programów, które umożliwiają firmom tworzenie i prowadzenie dzienników księgowych. Można je również opracować przy użyciu bazy danych arkusza kalkulacyjnego. Niektórzy księgowi używają zarówno księgi ręcznej, jak i elektronicznej, ale często może to być niedokładne, jeśli numery nie są poprawnie transponowane. Jeśli dostęp do elektronicznych zapisów księgowych stanowi problem, elektroniczne księgi rachunkowe można wydrukować, a następnie złożyć w celu późniejszego wykorzystania w przypadku awarii zasilania lub awarii komputera.
Papierowe księgi rachunkowe można przechowywać w 3-pierścieniowym notesie lub w folderze z zębami. Przez większość czasu księga rachunkowa jest przechowywana chronologicznie, z najnowszym arkuszem dziennika z przodu. Wielu dostawców oprogramowania zezwala na zapisywanie zapisów w formie elektronicznej, co często odbywa się automatycznie za każdym razem, gdy informacje są dodawane do programu. Długość czasu, przez jaki baza danych może przechowywać informacje, jest różna, dlatego wielu księgowych lubi zapisywać starsze rekordy na dysku flash. Niezależnie od tego, w jaki sposób są przechowywane akta, możliwość łatwego dostępu do nich może być bardzo korzystna dla właścicieli firm, gdy składają deklaracje podatkowe.