¿Qué es un libro de contabilidad?
Un libro de contabilidad es una herramienta utilizada para ayudar a las empresas a realizar un seguimiento de las transacciones monetarias. Normalmente contiene secciones para números de factura, una descripción de la transacción y el monto. Este libro mayor se puede usar en un sistema de contabilidad de entrada simple o doble y, a veces, puede ser electrónico. Los libros de papel normalmente se almacenan en una carpeta de tres anillos o en una carpeta de archivos, mientras que las variedades electrónicas se pueden mantener en una base de datos o en un disco duro externo.
Mantenerse al día con el flujo de caja es una parte importante de cualquier negocio. La mayoría de las empresas hacen esto manteniendo un libro de contabilidad. Muchos diarios de contabilidad siguen un formato similar, que contiene secciones para la fecha, el tipo de transacción y el monto. Una página contable a menudo tiene columnas separadas para débitos y créditos. Esto puede facilitar la adición o sustracción de elementos para que siempre haya un saldo disponible.
Existen dos tipos básicos de contabilidad: una o dos entradas. Un libro mayor de una sola entrada puede mostrar solo débitos o créditos, mientras que el método de doble entrada permite que estas categorías se desglosen en cuentas individuales. Los libros de contabilidad que permiten entradas individuales pueden ser mejores para una pequeña empresa con relativamente pocos gastos. Una contabilidad de doble entrada podría ser una buena idea siempre que se solicite a las empresas que manejen las finanzas de un cliente o deseen designar un presupuesto para varios departamentos dentro de la organización.
Si bien muchas compañías usan un libro de contabilidad manual, este documento también podría mantenerse en formato electrónico. Hay una serie de programas de software que permiten a las empresas crear y mantener diarios de contabilidad. Estos también podrían desarrollarse utilizando una base de datos de hoja de cálculo. Algunos contadores usan tanto un libro de contabilidad manual como electrónico, pero esto a menudo puede ser inexacto si los números no se transponen correctamente. Si el acceso a los registros contables electrónicos es un problema, los libros electrónicos pueden imprimirse y luego archivarse para su uso posterior en caso de falla de energía o falla de la computadora.
Los libros de papel se pueden guardar en una libreta de 3 anillos o en una carpeta de archivos con puntas. La mayoría de las veces, un libro de contabilidad se almacena cronológicamente, con la última hoja de diario al frente. Muchos proveedores de software permiten guardar registros electrónicamente, y esto a menudo se hace automáticamente cada vez que se agrega información a un programa. El período de tiempo que una base de datos puede guardar información varía, por lo que a muchos contadores les gusta guardar registros antiguos en una unidad flash. Independientemente de cómo se almacenen los registros, poder acceder a ellos fácilmente puede ser muy beneficioso para los dueños de negocios cuando presenten declaraciones de impuestos.