Hvad er en bogføringsbok?
En bogføringsbok er et værktøj, der bruges til at hjælpe virksomheder med at holde styr på monetære transaktioner. Det indeholder normalt sektioner for fakturanumre, en beskrivelse af transaktionen og beløb. Denne hovedbok kan bruges i enten et enkelt eller dobbelt bogføringssystem og kan undertiden være elektronisk. Papirhovedbøger opbevares normalt i et tre-ring bindemiddel eller filmappe, mens elektroniske sorter kunne opbevares i en database eller på en ekstern harddisk.
At følge med på kontantstrømmen er en vigtig del af enhver forretning. De fleste virksomheder gør dette ved at opretholde en bogføringsbok. Mange regnskabstidsskrifter følger et lignende format med sektioner for dato, transaktionstype og beløb. En hovedbokside har ofte separate kolonner til debiteringer og kreditter. Dette kan gøre det let for elementer at blive tilføjet eller subtraheret, så der altid er en løbende balance.
Der er to grundlæggende typer bogføringsbok: enkelt eller dobbelt indtastning. En enkelt hovedbok kan kun vise debiteringer eller kreditter, mens dobbeltindtastningsmetoden tillader, at disse kategorier opdeles i individuelle konti. Hovedbøger, der tillader enkeltindgange, kan være bedst for en lille virksomhed med relativt få udgifter. En hovedbok med dobbelt indrejse kan være en god ide, hver gang virksomheder bliver bedt om at håndtere en kundes økonomi eller gerne vil udpege et budget til forskellige afdelinger i organisationen.
Mens mange virksomheder bruger en manuel bogføringsbok, kunne dette dokument også vedligeholdes i elektronisk format. Der er en række softwareprogrammer, der giver virksomhederne mulighed for at oprette og vedligeholde regnskabstidsskrifter. Disse kunne også udvikles ved hjælp af en regnearksdatabase. Nogle regnskabsfolk bruger både en manuel og elektronisk hovedbok, men dette kan ofte være unøjagtigt, hvis numre ikke er transponeret korrekt. Hvis det er et problem at få adgang til elektroniske regnskabsposter, kan elektroniske hovedbøger udskrives og derefter arkiveres til senere brug i tilfælde af strømafbrydelse eller computernedbrud.
Papirhovedbøger kan opbevares i en 3-ringet notesbog eller en filmappe med stænger. Det meste af tiden opbevares en bogføringshovedbok kronologisk med det nyeste journalblad foran. Mange softwareudbydere tillader, at poster gemmes elektronisk, og det gøres ofte automatisk, når der tilføjes oplysninger til et program. Hvor lang tid en database muligvis opbevarer oplysninger, varierer, så mange regnskabsfolk kan gerne gemme ældre poster på et flashdrev i stedet. Uanset hvordan poster gemmes, kan det at være nemt at få adgang til dem være meget gavnligt for virksomhedsejere, når de indgiver selvangivelse.