Jak wybrać najlepszy szablon zamówienia?

Aby wybrać najlepszy szablon zamówienia, należy wziąć pod uwagę potrzeby informacyjne wszystkich stron, które skorzystają z zamówienia lub odniosą się do niego. W niektórych przypadkach firma lub jedyny właściciel będzie mógł pobrać szablon podstawowego zamówienia, który zaspokoi potrzeby wszystkich stron, które wejdą w kontakt z dokumentem. W innych przypadkach może być konieczne zmodyfikowanie szablonu zamówienia zakupu z jego podstawowej formy lub utworzenie go od zera, aby spełnić unikalne potrzeby firmy generującej zamówienia zakupu, a także stron, które otrzymają lub przetworzą zamówienie. Jeśli zamówienie wymaga bardzo szczegółowych informacji o zakupionych produktach - w tym takich, jak diagramy lub inne podobne informacje pomocnicze - szablon zamówienia może wymagać zmiany, aby zrobić miejsce dla tych informacji.

Istnieje kilka podstawowych informacji, które powinny znajdować się w każdym szablonie zamówienia. Po pierwsze, szablon zamówienia powinien zawierać co najmniej dwa adresy: adres biura zarządzającego zamówieniami oraz adres firmy lub organizacji, do której wysyłane jest zamówienie. Jeśli zakupione przedmioty mają zostać wysłane na adres inny niż adres biura, adres ten należy również odnotować pod nagłówkiem „Wyślij do”. Innymi ważnymi informacjami, które należy dołączyć do zamówienia, są imię i nazwisko oraz dane kontaktowe osoby składającej zamówienie, data zamówienia, szczegółowe informacje o zakupionych przedmiotach oraz całkowita kwota zamówienia. Firmy często używają numerów zamówień w celu śledzenia swoich zamówień, dlatego też powinno być miejsce na te informacje.

Często szablon zamówienia zawiera również miejsce na podpis nabywcy. Niektóre szablony zawierają także sekcję notatek. Wreszcie, niektóre szablony zamówień zakupu zawierają również miejsce na datę zakończenia zamówienia. Jeśli towary z zamówienia zakupu muszą zostać dostarczone przed określoną datą lub w określonym przedziale dat, może być na to miejsce w szablonie zamówienia zakupu. Gdy firma lub organizacja korzysta z zamówień zakupu przez pewien czas, mogą zacząć dostosowywać swój szablon, dopóki nie dowiedzą się, co działa najlepiej.