Wie wähle ich die beste Bestellvorlage aus?
Um die beste Bestellvorlage auszuwählen, sollten die Informationsbedürfnisse aller Parteien berücksichtigt werden, die die Bestellung verwenden oder auf sie verweisen. In einigen Fällen kann ein Unternehmen oder Einzelunternehmer eine einfache Bestellvorlage herunterladen, die den Anforderungen aller Parteien entspricht, die mit dem Dokument in Kontakt kommen. In anderen Fällen muss eine Bestellvorlage möglicherweise von Grund auf geändert oder neu erstellt werden, um den spezifischen Anforderungen des Unternehmens, das Bestellungen erstellt, sowie der Parteien, die die Bestellung erhalten oder verarbeiten, gerecht zu werden. Wenn für die Bestellung sehr detaillierte Informationen zu den gekauften Artikeln erforderlich sind, z. B. Diagramme oder ähnliche unterstützende Informationen, muss die Bestellvorlage möglicherweise geändert werden, um Platz für diese Informationen zu schaffen.
Auf jeder Bestellvorlage sollten einige grundlegende Informationen vorhanden sein. Erstens sollte die Bestellvorlage mindestens zwei Adressen enthalten: die Adresse des Büros, das Bestellungen verwaltet, und die Adresse des Unternehmens oder der Organisation, an die die Bestellung gesendet wird. Wenn die gekauften Artikel an eine andere als die Büroadresse versandt werden sollen, muss diese Adresse ebenfalls unter der Überschrift "Versenden an" vermerkt werden. Weitere wichtige Informationen, die in eine Bestellung aufgenommen werden müssen, sind der Name und die Kontaktinformationen der Person, die die Bestellung aufgibt, das Datum der Bestellung, detaillierte Informationen zu den gekauften Artikeln und der gesamte Dollarbetrag der Bestellung. Es ist auch üblich, dass Unternehmen Bestellnummern verwenden, um ihre Bestellungen zu verfolgen. Daher sollte auch ein Platz für diese Informationen vorhanden sein.
Es ist auch üblich, dass eine Bestellvorlage ein Feld für die Unterschrift des Käufers enthält. Einige Vorlagen enthalten auch einen Abschnitt für Notizen. Schließlich enthalten einige Bestellvorlagen auch einen Ort für das Fertigstellungsdatum der Bestellung. Wenn die Artikel auf der Bestellung bis zu einem bestimmten Datum oder innerhalb eines bestimmten Zeitraums geliefert werden müssen, kann auf einer Bestellvorlage ein Platz dafür vorhanden sein. Sobald ein Unternehmen oder eine Organisation Bestellungen für eine Weile verwendet hat, können sie damit beginnen, ihre Vorlage zu optimieren, bis sie herausfinden, was am besten funktioniert.