Jak si mohu vybrat nejlepší šablonu objednávky nákupu?
Za účelem výběru nejlepší šablony objednávky nákupu by měly být zváženy informační potřeby všech stran, které budou používat nebo odkazovat na objednávku. V některých případech bude moci firmy nebo výhradního majitele stáhnout základní šablonu objednávky, která vyhoví potřebám všech stran, které přijdou do kontaktu s dokumentem. V jiných případech může být šablona objednávky nutné změnit ze své základní formy nebo vytvořená od nuly, aby vyhovovala jedinečným potřebám společnosti generující nákupní objednávky, jakož i strany, které obdrží nebo zpracovávají objednávku. Pokud nákupní objednávka vyžaduje velmi podrobné informace o zakoupených položkách - včetně položek, jako jsou diagramy nebo jiné podobné podpůrné informace - může být nutné změnit šablonu objednávky, aby se vytvořil prostor pro tyto informace.
ExistujíNěkolik základních informací, které by měly být přítomny na každé šabloně objednávky. Nejprve by měly být na šabloně objednávky nejméně dvě adresy: adresa kanceláře, která spravuje nákupní objednávky, a adresu společnosti nebo organizace, do které je objednávka zasílána. Pokud mají být zakoupené položky odeslány na adresu jinou než na adresu kanceláře, je třeba tuto adresu zaznamenat i pod nadpisem „lodí“. Dalšími důležitými informacemi, které mají být zahrnuty do objednávky, jsou název a kontaktní informace pro osobu, která zadá objednávku, datum nákupní objednávky, podrobné informace o zakoupených položkách a celkové částce dolaru objednávky. Je také běžné, že společnosti používají čísla objednávek k sledování jejich nákupních objednávek, takže by měl existovat prostor pro tyto informace.
Je také běžné, že šablona objednávky zachycuje prostor pro podpis TKupující. Některé šablony zahrnují také sekci pro poznámky. Nakonec některé šablony objednávek také obsahují místo pro datum dokončení objednávky. Pokud musí být položky na objednávce doručeny určitým datem nebo v určitém datu vzteku, může být pro to na šabloně objednávky prostor. Jakmile společnost nebo organizace již nějakou dobu používají nákupní objednávky, mohou začít vyladit svou šablonu, dokud nezjistí, co funguje nejlépe.