Jak si vyberu šablonu nejlepší nákupní objednávky?

Aby bylo možné vybrat šablonu nejlepší nákupní objednávky, měly by být zváženy informační potřeby všech stran, které budou používat nebo odkazovat na objednávku. V některých případech si bude moci obchodní nebo jediný vlastník stáhnout základní šablonu objednávky, která bude vyhovovat potřebám všech stran, které přijdou do kontaktu s dokumentem. V jiných případech může být nutné změnit šablonu objednávky od její základní podoby nebo vytvořit od nuly, aby se vyhovělo jedinečným potřebám společnosti vytvářející objednávky, jakož i stranám, které obdrží nebo zpracovají objednávku. Pokud objednávka vyžaduje velmi podrobné informace o zakoupených položkách - včetně položek, jako jsou diagramy nebo jiné podobné podpůrné informace - může být nutné změnit šablonu objednávky, aby se tyto informace uvolnily.

Na každé šabloně objednávky by mělo být uvedeno několik základních informací. Nejprve by na šabloně objednávky měly být alespoň dvě adresy: adresa kanceláře, která řídí objednávky, a adresa společnosti nebo organizace, které se objednávka zasílá. Pokud mají být zakoupené položky zasílány na jinou adresu, než je adresa kanceláře, musí být tato adresa uvedena také v záhlaví „Odeslat do“. Dalšími důležitými informacemi, které je třeba při objednávce uvést, jsou jméno a kontaktní údaje pro osobu, která objednávku zadala, datum objednávky, podrobné informace o zakoupených položkách a celková částka objednávky v dolarech. Společnosti také běžně používají čísla objednávek ke sledování svých objednávek, takže by zde měl být také prostor pro tyto informace.

Je také běžné, že šablona objednávky obsahuje mezeru pro podpis kupujícího. Některé šablony také obsahují sekci pro poznámky. Nakonec některé šablony objednávek obsahují také místo pro datum dokončení objednávky. Pokud musí být položky v objednávce dodány do určitého data nebo do určitého data, může být v šabloně objednávky místo. Jakmile společnost nebo organizace už nějakou dobu používá nákupní objednávky, může začít upravovat svou šablonu, dokud nezjistí, co funguje nejlépe.