Hvordan vælger jeg den bedste skabelon til indkøbsordre?
For at vælge den bedste indkøbsordreskabelon, skal informationsbehovene for alle parter, der bruger eller henviser til indkøbsordren, overvejes. I nogle tilfælde vil en virksomhed eller en enkelt indehaver være i stand til at downloade en grundlæggende indkøbsordreskabelon, der imødekommer alle parternes behov, der kommer i kontakt med dokumentet. I andre tilfælde kan en indkøbsordreskabelon muligvis ændres fra dens grundlæggende form eller oprettes fra bunden for at imødekomme de unikke behov hos virksomheden, der genererer indkøbsordrer, såvel som de parter, der vil modtage eller behandle indkøbsordren. Hvis indkøbsordren kræver meget detaljerede oplysninger om de varer, der købes - inklusive varer som diagrammer eller anden lignende understøttelsesoplysninger, kan det være nødvendigt at ændre indkøbsordre-skabelonen for at give plads til disse oplysninger.
Der er et par grundlæggende oplysninger, der skal være til stede på hver indkøbsordreskabelon. For det første skal der være mindst to adresser på indkøbsordreskabelonen: adressen på kontoret, der administrerer indkøbsordrer, og adressen på det firma eller organisation, som indkøbsordren sendes til. Hvis de varer, der købes, skal sendes til en anden adresse end kontoradressen, skal den adresse også noteres under overskriften "Send til." Andre vigtige oplysninger, der skal medtages på en indkøbsordre, er navn og kontaktoplysninger for den person, der afgiver indkøbsordren, datoen for indkøbsordren, detaljerede oplysninger om de varer, der købes, og det samlede dollarsum for ordren. Det er også almindeligt, at virksomheder bruger indkøbsordrenumre for at spore deres indkøbsordrer, så der bør også være plads til denne information.
Det er også almindeligt, at en indkøbsordreskabelon inkluderer et mellemrum til køberens underskrift. Nogle skabeloner indeholder også et afsnit til noter. Endelig indeholder nogle indkøbsordreskabeloner også et sted til slutdatoen for ordren. Hvis varerne på indkøbsordren skal leveres inden en bestemt dato eller inden for en bestemt dato-raseri, kan der være en plads til dette i en købsordre-skabelon. Når en virksomhed eller organisation har brugt indkøbsordrer i et stykke tid, kan de begynde at finpusse deres skabelon, indtil de finder ud af, hvad der fungerer bedst.