Hur väljer jag den bästa inköpsordermallen?

För att välja den bästa inköpsordermallen bör informationsbehovet för alla parter som kommer att använda eller hänvisa till inköpsordern övervägas. I vissa fall kan ett företag eller en enskild innehavare ladda ner en grundläggande beställningsmall som uppfyller behoven hos alla parter som kommer i kontakt med dokumentet. I andra fall kan en inköpsordermall behöva ändras från dess grundform eller skapas från början för att tillgodose de unika behoven hos företaget som genererar inköpsorder, liksom de parter som kommer att ta emot eller behandla inköpsorder. Om inköpsordern kräver mycket detaljerad information om de artiklar som köps - inklusive objekt som diagram eller annan liknande stödinformation - kan köpordermallen behöva ändras för att ge plats för denna information.

Det finns några grundläggande information som bör finnas på varje inköpsorder. Först bör det finnas minst två adresser på inköpsordermallen: adressen till kontoret som hanterar inköpsorder och adressen till företaget eller organisationen till vilken inköpsordern skickas. Om artiklarna som köps ska skickas till en annan adress än kontorsadressen måste denna adress också anges under rubriken "Skicka till." Annan viktig information som ska inkluderas i en inköpsorder är namnet och kontaktinformationen för den som gör beställningen, datumet för inköpsordern, detaljerad information om varorna som köps och beställningens totala dollarbelopp. Det är också vanligt att företag använder beställningsnummer för att spåra sina inköpsorder, så det bör finnas utrymme för denna information också.

Det är också vanligt att en inköpsordermall innehåller ett utrymme för köparens signatur. Vissa mallar innehåller också ett avsnitt för anteckningar. Slutligen innehåller vissa beställningsmallar också en plats för beställningens slutdatum. Om artiklarna på inköpsordern måste levereras vid ett visst datum, eller inom ett visst datum raseri, kan det finnas ett utrymme för detta i en inköpsorder. När ett företag eller organisation har använt inköpsorder en stund kan de börja finjustera sin mall tills de räknar ut vad som fungerar bäst.