Como escolho o melhor modelo de pedido de compra?

Para escolher o melhor modelo de pedido de compra, as necessidades informacionais de todas as partes que usarão ou se referirão ao pedido de compra devem ser consideradas. Em alguns casos, uma empresa ou um único proprietário poderá fazer o download de um modelo básico de pedido de compra que atenda às necessidades de todas as partes que entrarão em contato com o documento. Em outros casos, um modelo de pedido de compra pode ter que ser alterado a partir de sua forma básica ou criado do zero para atender às necessidades exclusivas da empresa que gera pedidos de compra, bem como às partes que receberão ou processarão o pedido de compra. Se o pedido de compra exigir informações muito detalhadas sobre os itens que estão sendo comprados - incluindo itens como diagramas ou outras informações de suporte similares - o modelo do pedido de compra poderá ter que ser alterado para liberar espaço para essas informações.

Existem algumas informações básicas que devem estar presentes em todos os modelos de pedidos. Primeiro, deve haver pelo menos dois endereços no modelo do pedido de compra: o endereço do escritório que gerencia os pedidos e o endereço da empresa ou organização para a qual o pedido está sendo enviado. Se os itens que estão sendo comprados tiverem que ser enviados para um endereço que não seja o endereço do escritório, esse endereço deverá ser anotado também sob o título "Enviar para". Outras informações importantes a serem incluídas em um pedido de compra são o nome e as informações de contato da pessoa que faz o pedido, a data do pedido, informações detalhadas sobre os itens que estão sendo comprados e o valor total em dólar do pedido. Também é comum que as empresas usem números de pedidos para rastrear seus pedidos, portanto, também deve haver um espaço para essas informações.

Também é comum que um modelo de pedido de compra inclua um espaço para a assinatura do comprador. Alguns modelos também incluem uma seção para anotações. Por fim, alguns modelos de pedidos de compra também incluem um local para a data de conclusão do pedido. Se os itens no pedido de compra tiverem que ser entregues em uma determinada data ou dentro de uma determinada data, pode haver um espaço para isso em um modelo de pedido de compra. Depois que uma empresa ou organização usa pedidos de compra há algum tempo, eles podem começar a ajustar seu modelo até descobrir o que funciona melhor.